Cleveres Dokumentenmanagement


Dokumentenmanagementsystem

Cleveres Dokumenten­management

Im Dokumentenmanagementsystem (DMS) archivieren und verwalten Sie unternehmensweit alle Dokumente einfach und sicher in der Cloud.

Alle Informationen stehen in Echtzeit jederzeit zur Verfügung und können von Ihren Führungskräften und Mitarbeitern jederzeit abgerufen werden.

Digitalisieren und beschleunigen Sie Ihre Geschäftsprozesse und sichern Sie die Zukunftsfähigkeit in Ihrem Unternehmen mit dem hrtool24 Dokumentenmanagementsystem.

Dokumentenmanagementsystem von hrtool24

Dokumentenmanagement für alle Abteilungen


Das hrtool24 Dokumentenmanagementsystem ist die Digitale Akte für alle Abteilungen in Ihrem Unternehmen. Ermöglichen Sie Ihren Führungskräften und Mitarbeitern eine einfache und sichere Dokumentenarchivierung und steigern Sie langfristig die Produktivität in Ihrem Unternehmen.

Alle Mitarbeiter, Teams und Abteilungen sind im Dokumentenmanagementsystem miteinander vernetzt und können über einen Mitarbeiter Self Service systemseitig Dokumente abrufen, verwalten oder bearbeiten.


Dokumentenmanagement für alle Abteilungen

Digitale Mediathek

hrtool24 ist die erste Personal Software Lösung die Ihrem gesamten Unternehmen eine Digitale Mediathek in der Cloud zur Verfügung stellt. Speichern Sie beliebige Dateiformate und Dokumente ab - vom MP4 Video bis hin zur Power Point Präsentation – mit nur einem Klick ziehen Sie Ihre Dokumente in die Cloud.

Stellen Sie mit hrtool24 fachspezifische Dokumente und Informationen bereit und lassen Sie Formulare und Verträge einfach digital von Ihren Mitarbeitern unterzeichnen. Vereinfachen Sie so Ihre Arbeits- und Genehmigungsprozesse und sichern Sie die Zukunfts- und damit Wettbewerbsfähigkeit in Ihrem Unternehmen.

Digitale Mediathek
Einfache Archivierung

Einfache Archivierung


Archivierung war noch nie so einfach.

Mit hrtool24 ziehen Sie einfach Dokumente von Ihrem PC/Server in das Dokumentenmanagementsystem. Bennen Sie das Dokumente für die Stichwortsuche und bearbeiten Sie falls gewünscht die Zugriffsrechte.

Alle Dokumente werden auf dem hrtool24 Server sicher und verschlüsselt mit einer AES 256-Bit-Verschlüsselung archiviert. Hier erfahren Sie mehr zum Datenschutz von hrtool24.

Automatische Zugriffsrechte im DMS


Anhand der betrieblichen Einordnung bekommen Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter automatisch Zugriff auf alle Ordner innerhalb ihrer Abteilung.

Nur über bestimmte Austauschordner können Dokumente unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden.

So sind im Dokumentenmanagementsystem unabdingbare AGG-relevante Kriterien nur für laut Rollenkonzept dafür autorisierte Benutzer einsehbar.

Automatische Zugriffsrechte im DMS
hrtool24 Dokumentenmanagementsystem

Individuell skalierbar an Ihr Unternehmen


Das hrtool24 Dokumentenmanagementsystem passt sich genauestens an Ihre Firmen- und Anwenderstruktur an.

Übernehmen Sie Ihre gewohnte Aktenstruktur und archivieren Sie alle Dokumente sicher und verschlüsselt im DMS.

Dokumentenmanagement – erfolgreiche Digitalisierung im DMS 

Damit Ihr Unternehmen mit der durch die Digitalisierung stetig steigenden Flut an elektronischen Daten und Dokumenten überhaupt noch zurechtkommt, benötigen Sie ein umfassendes Archivierungssystem.

Genau hier setzt das Dokumentenmanagementsystem an. Das Dokumenten­managementsystem hilft Ihrem Unternehmen bei der gesamten Digitalisierung von Papierdokumenten in und sorgt für eine revisionssichere und den rechtlichen Anforderungen entsprechende Archivierung. 

Das Dokumentenmanagementsystem ist aber nicht nur ein einfaches System zur Archivierung von Dokumenten, sondern hilft Ihnen auch bei der Umsetzung folgender Funktionen:

  • Revisionssichere Archivierung von Backups des Datenbestandes
  • Etablierung von Workflowprozessen zum Beispiel Onboarding-Prozessen
  • Festlegung von Zugriffsrechten und Rollenkonzepten zur Einsicht und Bearbeitung von Dokumenten nach DSGVO
  • Schutz der Daten vor Verlust oder Zerstörung

Tipps für die Auswahl eines Dokumentenmanagement

Einfache Datenerfassung

Die Hauptfunktion eines DMS ist es, eingehenden Dokumente und Daten nahezu automatisch zu erfassen und zu archivieren. Im System können Sie genau definieren, welche Dateien automatisch in welchen Ordnern gespeichert werden sollen. Da jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens mit dem Dokumenten­managementsystem arbeiten muss, ist eine intuitive und einfache Bedienbarkeit besonders wichtig. Dazu zählt beispielsweise eine einfache Drag und Drop Archivierung oder eine direkte Synchronisation von Dokumenten mit den Ordnern auf dem PC.

Stichwortsuche

Im Dokumentenmanagement ist jedes Dokument einmalig in einem vordefinierten Ordner gespeichert. Die Stichwortsuche mit Filtermöglichkeiten ermöglicht Ihnen eine schnelle Auffindbarkeit durch die automatische Benennung von Stichworten in den Dateien. Das Dokumentenmanagementsystem indiziert zudem den gesamten Inhalt der einzelnen Dokumente und eliminiert die Problematik von nicht mehr auffindbaren und falsch abgelegten Dateien. Achten Sie deshalb unbedingt darauf, dass das DMS eine Stichwortsuche beinhaltet.

Dateiversionierung

Die Dateiversionierung stellt sicher, dass alle Dateien im Dokumentenmanagement immer mit dem neusten Bearbeitungsstand abgespeichert werden. Gleichzeitig werden ältere Versionen nicht einfach gelöscht, sondern sind in der Historie hinterlegt. Das ermöglicht Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine Wiederherstellung von Dateien und ein umfassendes Bearbeitungsprotokoll. So können Sie alle Änderungen und Anpassungen im System mit entsprechendem Datum und Ansprechpartner nachvollziehen.

5 W-Fragen für die Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems

Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems sollten Sie währen des gesamten Auswahlprozesses vor allem folgende Fragen im Hinterkopf behalten:

Allgemein:

  • Welche Dokumenten-Arten fallen in welchem Umfang an?
  • Welche Mitarbeiter aus welchen Abteilungen bearbeiten die Dokumente?
  • Welche Programme werden für die Bearbeitung genutzt?
  • Welche Anforderungen hinsichtlich des Datenschutzes und Aufbewahrungsfristen gelten für die verschiedenen Dokumente?


Technisch:

  • Welche IT-Infrastruktur benötige ich für die Einführung der Software?
  • Soll eine Cloud-Lösung bevorzugt werden?

Fachlich:

  • Welche Funktionen muss das Dokumentenmanagementsystem mitbringen?
  • Welche Funktionen benötigt jede Abteilung für eine optimale Arbeitsmöglichkeit?


Organisatorisch:

  • Welche Geschäftsprozesse soll das DMS vereinfachen?
  • Welche Prozesse müssen nach der Einführung im Unternehmen eventuell angepasst werden?


Rechtlich:

  • Welche rechtlichen Vorgaben (Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte etc.) muss das System erfüllen?

Dokumentenmanagementsystem – Vorteile für Ihr Unternehmen 

  • Langfristige Archivierung und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten
  • Standortübergreifender Zugriff und Kollaboration auf alle Unternehmensdokumente
  • Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und Gesetzen
  • Zeit- und Kostenreduktion
  • Automatisierung von Geschäftsprozessen durch Dokumentenmanagement