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10
Nov

Employee Self Service: wie Unternehmen wirklich Zeit sparen!

redaktion

Hört man den Begriff „Employee Self Service“ zum ersten Mal, so muss man direkt an eine Selbstbedienungstheke in der Kantine oder ähnliches denken. Doch damit hat dieser Begriff überhaupt nichts zu tun. Vielmehr beschreibt der Employee Self Service eine Optimierung des Workflows in der Personalabteilung und schenkt sowohl Personalverantwortlichen als auch Arbeitnehmern vor allem eins: Zeit.

Was steckt wirklich hinter dem Begriff „Employee Self Service“?

Heutzutage stehen Personalabteilungen vor größeren Herausforderungen als je zu vor. Vor noch 20 Jahren war der Begriff „War of Talents“ unbekannt und Fachkräfte waren einfach gefunden und schnell eingestellt. Die Ansprüche der Bewerber sind bis heute gestiegen und in fast allen Bereichen herrscht ein Fachkräftemangel. Personaler haben demnach mehr zu tun als je zuvor, um Mitarbeiter für ihr Unternehmen zu finden.

Doch wie bleibt bei der aufwendigen Mitarbeitersuche Zeit für die bestehenden Mitarbeiter?

Die bestehenden Mitarbeiter haben nun mehr Arbeit, denn der ganze „War of Talents“ trägt sich auf ihren Schultern aus. Diese Mitarbeiter wünschen sich daher zurecht einen Ausgleich zwischen Arbeit und Freizeit und reichen ihre Urlaubsanträge regelmäßig bei den Personalverantwortlichen ein. Ein typisches Szenario hierbei ist, dass der Personaler dem Mitarbeiter und seinen Urlaubswünschen kaum Beachtung schenken kann, da dieser so mit der Rekrutierung und anderweitigen HR-Themen beschäftigt ist. Der Urlaubsantrag wird schnell abgelehnt, einfach aufgrund der fehlenden Zeit, die zur Bearbeitung notwendig gewesen wäre.

Frustrierte Mitarbeiter, frustrierte Personaler: hier kommt der Employee Self Service ins Spiel.

Man spricht in einer Personal- bzw. HR-Software von Employee Self Service, wenn neben der Personalabteilung auch Mitarbeiter einen Zugriff auf bestimmte Software-Funktionen und Personalinformationen erhalten. Somit können die Mitarbeiter über ein persönliches Benutzerkonto direkt in Personalprozesse miteinbezogen werden. Die Mitarbeiter haben dann beispielsweise die Möglichkeit Urlaub zu beantragen, sich krank zu melden oder geleistete Arbeitsstunden einzutragen.

Es gibt verschiedene Arten von Employee Self Services in einer HR-Software

In einer HR-Software unterscheidet man zwischen dem oben beschriebenen Employee Self Service (= ESS) und dem Manager Self Service (= MSS).
Ebenso wie die Mitarbeiter beim Employee Self Service, erhalten Führungskräfte/Personalmanager Zugriff auf die Personal Software und können so selbstständig Aufgaben durchführen. Mithilfe dem Manager Self Service können die Führungskräfte/Personalmanager Prozesse, wie beispielsweise zu genehmigende Urlaubsanträge, in der Software einsehen und erledigen.

Welche unterschiedlichen Funktionen bieten der Employee Self Service und der Manager Self Service?

Je nach Anbieter unterscheiden sich die Self Service Funktionen:

Employee Self Service-Funktionen:

  • Mitarbeiterverzeichnis
  • Erfassung von Arbeitszeiten
  • Erfassung von Abwesenheiten (Urlaub, Krankmeldung)
  • Arbeitgeberleistungen und Bezahlungen (z. B. digitale Gehaltsabrechnung)
  • Änderung der persönlichen Stammdaten (Wohnort, Bankverbindung usw.)
  • Recruiting-Prozesse (interne Stellenausschreibungen)
  • Formularprozesse (Heirat eines Mitarbeiters, Geburt eines Kindes usw.)

Manager Self Service- Funktionen:

  • Mitarbeiterinformationen
  • Gehaltsmanagement
  • Überwachung von Arbeitszeiten
  • Genehmigung von Urlaubs- und Reiseanträgen
  • Überwachung von Mitarbeiteranwesenheit (Urlaub, Krankmeldung usw.)
  • Recruiting-Prozesse (Personalanforderungen)
  • Kontrolle von Kosten (Aufträge, Equipment, Bestellungen usw.)
  • Planung (Personalbedarfsplanung, zu besetzende Arbeitsstellen usw.)

Welche Vorteile haben Employee Self Service Portale?

Zeitersparnis und Verbesserung der Datenqualität:

Dicke Personalakten im Schrank oder unübersichtliche Excel-Tabellen mit den Daten der Mitarbeiter haben schon in vielen Unternehmen für Chaos gesorgt. Die Buchhaltung oder die Personaler selbst haben meist alle Hände voll zu tun, um die Daten ihrer Mitarbeiter nachzutragen. Gerade in großen Unternehmen passiert es schnell, dass wichtige Daten nicht in der Personalakte des Mitarbeiters landen und vergessen werden. Die Gehaltsabrechnung wird dann beispielsweise an eine alte Adresse gesendet. Dies alles ist sehr zeitaufwändig und umständlich! Mit dem Employee Self Service können Mitarbeiter selbst ihre Daten in der Digitalen Personalakte einsehen und pflegen und somit sind diese auch immer auf dem neusten Stand! Zusätzlich wird natürlich der Personaler oder die Buchhaltung entlastet, da diese sich nicht mehr selbst um das einpflegen neuer Daten kümmern müssen. Mithilfe des Employee Self Service wird der Arbeitsaufwand enorm verringert und viel Zeit gespart.

Förderung der Eigenverantwortung der Mitarbeiter:

Dadurch, dass die Mitarbeiter ihre Daten eigenständig einpflegen und aktualisieren können, sind diese auch für die Richtigkeit und Genauigkeit ihrer Daten verantwortlich. Die Mitarbeiter bekommen somit mehr Verantwortung und Eigenständigkeit, dies wirkt sich meist positiv auf die Mitarbeiterbindung aus.

Bessere Unternehmenskommunikation:

In vielen Employee Self Service-Systemen ist eine Messenger-Funktion integriert. Mithilfe dieser können Mitarbeiter und Führungskräfte schnell und vertraulich kommunizieren. Außerdem können Mitarbeiter über ihr Zugangsportal schnell einsehen, ob beispielsweise ein Urlaubsantrag genehmigt oder abgelehnt wurde. Langes Warten auf eine Rückmeldung der Führungskräfte hat somit ein Ende.

Zusammengefasst bedeutet Employee Self Service…

vor allem eine Erhöhung der Effizienz und der Transparenz von Personalprozessen. Da die Datenpflege im Einzelnen bei den Mitarbeitern selbst liegt, werden die Personaler und Buchhalter entlastet und viel Zeit wird gespart.

Durch eine innovative Cloud-Software können auch kleine Unternehmen den Employee Self Service nutzen.

Bei der Auswahl eines Software-Anbieters sollte unbedingt auf ein flexibles Berechtigungs- und Benachrichtigungs-Konzept sowie eine benutzerfreundliche Oberfläche geachtet werden!

 

 

Bild: ©   baranq / adobeStock

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