Digitale Personalakte


Digitale Personalakte

Digitale Personalakte

In der Digitalen Personalakte archivieren Sie schnell und einfach alle mitarbeiterbezogenen Dokumente für eine übersichtliche Personalarbeit. Wichtige Daten und Dokumente haben Sie jederzeit abrufbar zur Hand.

Über einen Mitarbeiter Self Service erhalten Ihre Mitarbeiter Zugriff auf für sie relevante Register und aktualisieren ihre Daten und Dokumente komplett eigenständig. Zahlreiche Dokumentenvorlagen, die in der Digitalen Personalakte hinterlegt sind, unterstützen Sie bei der praktischen Arbeit.

Steigern Sie die Effizienz Ihrer Personalabteilung mit einer innovativen, rechtssicheren Ablage in der Digitalen Personalakte von hrtool24.

Funktionen der Digitalen Personalakte

Individuelle Konfiguration

Übernehmen Sie Ihre gewohnte Ablage in die Digitale Personalakte und bilden Sie Ihre gewohnte Aktenstruktur 1:1 über die Software ab.

Mit hrtool24 bilden Sie über mehrere Personalakten die Karrierelaufbahn Ihrer Mitarbeiter ab. Von der Auszubildendenakte, über die Personalakte als Fachkraft bis hin zur Führungskraft.

Vermeiden Sie dadurch unübersichtliche Ordnerstrukturen, die sonst nur für eine begrenzte Mitarbeitergruppe benötigt werden.

Individuelle Konfiguration - Digitale Personalakte
Einfache Drag und Drop Archivierung in Ihrer digitalen Personalakte

Einfache Drag und Drop Archivierung

Die elektronische Archivierung von Personaldaten war noch nie so einfach: Ziehen Sie Dokumente einfach von Ihrem Computer in die Digitale Personalakte oder verschieben Sie diese innerhalb der Personal Software per Drag und Drop.

Die Digitale Personalakte kann dank der modernen und übersichtlichen Benutzeroberfläche spielend leicht von Ihnen und Ihren Mitarbeitern bedient werden.

Dokumente mit Platzhalter erstellen

Erstellen Sie über die Digitale Personalakte mit nur wenigen Klicks alle fachspezifischen Mitarbeiterdokumente. Mithilfe von intelligenten Platzhaltern werden beispielsweise Arbeitsverträge und Verschwiegenheitsverpflichtungen vollautomatisch um Firmen- und Mitarbeiterdaten ergänzt.

Erstellte Dokumente können über den Messenger direkt an Mitarbeiter und Führungskräfte versendet und bestätigt lassen werden.

Dokumente mit Platzhalter erstellen
Vorlagendokumente automatisch befüllen

Vorlagendokumente automatisch befüllen

hrtool24 bieten Ihnen eine Vielzahl an Dokumentenvorlagen für Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte an. Über die Digitale Personalakte werden diese vollautomatisch mit Mitarbeiter- und Firmendaten gefüllt.

Durch diesen Automatisierungsprozess sparen Sie wertvolle Zeit und haben mehr Zeit für die qualitative Personalarbeit in Ihrem Unternehmen.

Lückenlose Dokumentation

Alle Bearbeitungsvorgänge innerhalb der Digitalen Personalakte werden in einer Historie ausführlich dokumentiert.

Dies ermöglicht Ihnen einen Überblick über alle Dateiversionen, die in der Digitalen Personalakte hinterlegt sind. Bei Bedarf können alte Versionen schnell und einfach wiederhergestellt werden.

Alle Änderungen in der Digitalen Personalakte werden dokumentiert
Alle Dokumente können in der Digitalen Personalakte mit Schlagwörter hinterlegt werden

Schneller Informationszugriff

Alle Dokumente der Digitalen Personalakte können von Ihnen mit spezifischen Schlagwörtern versehen werden. Dies ermöglicht Ihnen eine einfache und standortübergreifende Dokumentensuche mithilfe von Schlüsselbegriffen.

Verschaffen Sie sich eine bessere Übersicht über alle Personaldokumente und haben Sie stets alle relevanten Dateien im Blick und per Knopfdruck zur Hand.

Digitale Personalakte – Tipps zur Einführung in Ihrem Unternehmen

Festlegung einer sinnvollen Ordnerstruktur

Vor der Einführung einer Digitalen Personalakte in Ihrem Unternehmen muss eine einheitliche Ordnerstruktur definiert werden. In der Regel ist es sinnvoll, die bestehende Orderstruktur Ihres Unternehmens, in die Digitale Personalakte zu übernehmen. Welche Struktur aber tatsächlich umgesetzt werden soll hängt von Ihrer Unternehmensstruktur und -organisation ab.

Nachfolgend eine beispielhafte Kategorisierung der Digitalen Personalakte

  • Bewerbungsunterlagen
  • Beschäftigungsverhältnis
  • Allgemeine Unterlagen zur Person
  • Steuerrelevante Unterlagen
  • Unterlagen zur Sozialversicherung
  • Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Unternehmensinterne Beurteilungen und Zeugnisse
  • Aus- und Weiterbildung, Entwicklung, Karriere
  • Sonstige Unterlagen
  • Mitarbeitergespräche
  • Austausch

Zusätzlich ist es empfehlenswert die Digitale Personalakte auch entsprechend nach Mitarbeitergruppen (Auszubildende, Fachkräfte, Führungskräfte) zu untergliedern. Damit können zum einen die Entwicklungsstufen der Mitarbeiter, vom Auszubildenden bis zur Führungskraft, dokumentiert werden, zum anderen werden für die genannten Mitarbeitergruppen spezifische Register vordefiniert.

Beispielsweise werden in der Personalakte eines Auszubildenden alle Ausbildungsberichte gespeichert, wohingegen im Ordner von Führungskräften spezifische Unterlagen, wie die Bewertungen des Führungsstils, hinterlegt sind.

Durch die Definition der Ordnerstruktur nach Mitarbeitergruppen vermeiden Sie viele zusätzliche und nicht benötigte Ordner und vereinfachen die Struktur der Digitalen Personalakte in Ihrem Unternehmen.



Nur zulässige Inhalte erfassen

Die Digitale Personalakte beinhaltet alle personalspezifischen Daten und Informationen Ihrer Mitarbeiter. Dabei ist es besonders wichtig, dass Sie nur zulässige Inhalte speichern. Vom Grundsatz her gilt: Zulässig sind nur Dokumente, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind.

Inhalte die Sie in der Digitalen Personalakte speichern dürfen

  • Arbeitsvertrag und zusätzliche Änderungen oder Erweiterungen
  • Bewerbungsunterlagen
  • Zeugnisse (schulisch und beruflich)
  • Zertifikate über Fort- und Weiterbildungen
  • Dokumente zu Feedbackgesprächen
  • Führungs- und Leistungsbeurteilung, Kompetenzbeurteilung
  • Krankmeldungen und Krankheitsbescheinigungen
  • Vermerk zur Mitgliedschaft im Betriebsrat
  • Urlaubsanträge und Bewilligung durch den Vorgesetzten
  • Lohn- und Gehaltsvereinbarung
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Dokumentation von Arbeitsunfällen
  • Aufzeichnungen des Betriebsarztes (bei Unterrichtungsanspruch des Arbeitgebers)
  • Dokumente des Werkschutzes
  • Schlussberichte in Disziplinarverfahren, mitbestimmungspflichtige Verwarnungen und Betriebsbußen
  • Abmahnungen
  • Kündigung, Aufhebungsvertrag, Arbeitszeugnis


Unzulässige Inhalte unbedingt vermeiden

Neben den zulässigen Dokumenten, die Sie in die Digitale Personalakte Ihrer Mitarbeiter hinterlegen dürfen, gibt es auch Informationen, die auf keinen Fall gespeichert werden sollten:

  • Für das Unternehmen nicht zugängliche Unterlagen des Betriebsarztes
  • Inoffizielle Notizen eines Vorgesetzten über die Leistung des Mitarbeiters (die nicht im Rahmen eines Feedbackgesprächs erfasst wurden)
  • Übersicht über Krankheitstage und Krankheitsgründe
  • Vermerk über Kandidatur eines Mitarbeiters im Betriebsrat
  • Dokumente, in denen der Mitarbeiter lediglich erwähnt ist (Schichtpläne, Lohnlisten etc.)


Mitbestimmung des Betriebsrats beachten

Laut Betriebsverfassungsgesetz besitzt der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht hinsichtlich der Einführung von technischen Systemen, die der Verhaltens- oder Leistungsüberwachung der Mitarbeiter dienen. Da die Digitale Personalakte keine Überwachungsfunktion hat, bedarf es für die Einführung grundsätzlich keine Zustimmung. Dennoch empfiehlt sich eine Information und Einbeziehung, da der Betriebsrat über alle Entwicklungen, die die Mitarbeiter betreffen, informiert werden sollte.

Etwas anders verhält es sich, wenn in die Digitale Personalakte Bewertungsgrundsätze integriert werden. Geht es beispielsweise um die Bewertung von Leistungen oder Verhalten oder die Verwendung eines softwaregestützten Talent Managements ist die Abstimmung mit dem Betriebsrat zwingend erforderlich.

Digitale Personalakte & Datenschutz

Durch das am 25.05.2018 in Kraft getretene Gesetz des BDSG-neu (Bundesdatenschutzgesetz) und der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) wird das Thema Datenschutz im Hinblick auf die Speicherung von personenbezogenen Daten immer wichtiger. Dabei ist eine sensible Handhabung der Daten zwingend notwendig.

Bei der Frage des Schutzes Ihrer Mitarbeiterdaten ist die Speicherung über eine Cloud-Lösung einer Inhouse-Installation vorzuziehen. Zusätzlich müssen Sie dafür sorgen, dass die personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiter gut verschlüsselt und sowohl rechtssicher als auch revisionssicher gespeichert werden.

Zur Verarbeitung personenbezogener Daten ist immer die Einwilligung Ihrer Mitarbeiter erforderlich. Das heißt Ihre Mitarbeiter müssen Ihrem Unternehmen über die Betriebsvereinbarung oder den Arbeitsvertrag eine Erlaubnis zur Übertragung der Daten in die Digitale Personalakte erteilen.

Sofern Sie die Digitale Personalakte von hrtool24 nutzen, müssen Sie sich um das Thema Datenschutz keine Sorgen mehr machen. Die Daten und Informationen Ihrer Mitarbeiter sind in der Digitalen Personalakte nach den höchsten Sicherheitsstandards DSGVO-konform erfasst. Erfahren Sie hier alles zum Datenschutz von hrtool24.



Digitale Personalakte – Vorteile für Ihr Unternehmen

Durch den Einsatz einer Digitalen Personalakte profitiert Ihr Unternehmen von einer Vielzahl an Vorteilen:

  • Einheitliche und übersichtliche Archivierung aller Personalunterlagen
  • Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit durch transparente Prozesse
  • Erhebliche Entlastung Ihrer Personalabteilung durch den Mitarbeiter Self Service (eigenständige Datenaktualisierung)
  • Automatisierung von Standardprozessen; mehr Zeit für qualitative Personalarbeit
  • Kostenersparnisse durch die Digitalisierung der Personalarbeit, mit einer Digitalen Personalakte, in Ihrem Unternehmen