sopea

Digitale Personalakte

Entdecken sie die Digitale Personalakte der sopea HR-Software

Das digitale Zuhause für alle Personaldaten

In der digitalen Personalakte bündeln Sie schnell und einfach alle mitarbeiterbezogenen Dokuemente. sopea stellt dabei zahlreiche Funktionen wie Rollenrechte, Dokumentenvorlagen oder Versionierungen zur Verfügung. So behalten Sie den Überblick und haben wichtige Daten und Dokumente jederzeit abrufbar zur Hand. Steigern Sie die Effizienz mit einer innovativen, rechtssicheren Ablage: in der digitalen Personalakte von sopea.

Vorteile einer digitalen Personalakte

  1. Einheitliche und übersichtliche Verwaltung aller Personalunterlagen
  2. Transparente Prozesse für mehr Vertrauen und Zufriedenheit
  3. Erhebliche Entlastung Ihrer Personalabteilung durch den Self Service (eigenständige Datenaktualisierung)
  4. Automatisierung von Standardprozessen; mehr Zeit für qualitative Personalarbeit
  5. Kostenersparnisse durch die Digitalisierung der Personalarbeit

Funktionen der sopea Personalakte

Individuelle Akten-Konfiguration
Mit sopea können sie individuelle Aktentypen für unterschiedliche Karrierestufen anlegen - von der Auszubildendenakte bis zur Akte für Führungskräfte. Überführen Sie Ihre gewohnte Aktenstruktur 1:1 in die Software und digitalisieren Sie Ihre gewohnte Ablage in die Online Personalakte.

Vorlagedokumente automatisch befüllen
sopea bietet Ihnen eine Vielzahl an Dokumentenvorlagen an. Über die digitale Personalakte werden diese vollautomatisch mit Personal- und Firmendaten befüllt. Erstellte Dokumente können über den Messenger direkt an Mitarbeitende versendet und von Führungskräften bestätigt werden. Durch diesen Automatisierungsprozess sparen Sie wertvolle Zeit und haben mehr Zeit für die qualitative Personalarbeit in Ihrem Unternehmen.

Einfache Drag und Drop Bedienung
Die elektronische Verwaltung von Personaldaten war noch nie so einfach: ziehen Sie Dokumente einfach von Ihrem Computer in die digitale Personalakte oder verschieben Sie diese innerhalb der Personal Software per Drag und Drop.

Schneller Informationszugriff
Alle Dokumente der digitalen Personalakte können von Ihnen mit spezifischen Schlagwörtern versehen werden. Dies ermöglicht Ihnen eine einfache und standortübergreifende Dokumentensuche mithilfe von Schlüsselbegriffen.

Versionierung und Historie
Alle Bearbeitungsvorgänge innerhalb der digitalen Personalakte werden in einer Historie ausführlich dokumentiert. Dies ermöglicht Ihnen einen Überblick über alle Dateiversionen, die in der digitalen Personalakte hinterlegt sind. Bei Bedarf können alte Versionen schnell und einfach wiederhergestellt werden.

Zugriffe und Berechtigungen
Bestimmen Sie mit der digitalen Personalakte die Zugriffsrechte für Ihre Mitarbeiter:innen selbst. sopea gibt Ihnen eine rechtssichere Empfehlung anhand der betrieblichen Eingliederung. Alle in der digitalen Personalakte hinterlegten Personaldokumente sind mit einer sicheren Verschlüsselung versehen und nur für autorisierte User einsehbar. Die Daten Ihrer Mitarbeitenden sind in der elektronischen Personalakte nach höchsten Sicherheitsstandards DSGVO-konform gespeichert. Hier erfahren Sie mehr zum Datenschutz.

Datenschutz mit sopea

Durch das am 25.05.2018 in Kraft getretene Gesetz des BDSG-neu (Bundesdatenschutzgesetz) und der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist das Thema Datenschutz im Hinblick auf die Speicherung von personenbezogenen Daten wichtiger denn je. Eine sensible Handhabung der Daten ist zwingend notwendig. Bei der Frage des Schutzes Ihrer Personaldaten ist die Speicherung über eine Cloud-Lösung einer Inhouse-Installation vorzuziehen. Zusätzlich müssen Sie dafür sorgen, dass die personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeitenden gut verschlüsselt und sowohl rechtssicher als auch revisionssicher gespeichert werden.

Zur Verarbeitung personenbezogener Daten ist immer die Einwilligung Ihrer Mitarbeiter:innen erforderlich. Das heißt, diese müssen Ihrem Unternehmen über die Betriebsvereinbarung oder den Arbeitsvertrag eine Erlaubnis zur Übertragung der Daten in die digitale Personalakte erteilen. Sofern Sie die digitale Personalakte von sopea nutzen, müssen Sie sich um das Thema Datenschutz keine Sorgen mehr machen. Die Daten und Informationen Ihrer Mitarbeiter sind in der digitalen Personalakte nach höchsten Sicherheitsstandarts DSGVO-konform erfasst. Erfahren Sie hier alles zum Datenschutz von sopea.

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