E-Akte

E-Akte: machen Sie Ihre Dokumente bereit für die Zukunft

In einer E-Akte archivieren und verwalten Sie unternehmensweit alle Dokumente einfach und sicher in der Coud. Alle Informationen stehen dabei in Echzeit zur Verfügung und können von Ihren Führungskräften und Mitarbeitenden jederzeit abgerufen werden. Digitalisieren und beschleunigen Sie Ihre Geschäftsprozesse und sichern Sie sich so die Zukunftsfähigkeit in Ihrem Unternehmen mit der sopea E-Akte.

Vorteile der E-Akte

1. Langfristige Archivierung und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten
2. Standortübergreifender Zugriff und Kollaborationen auf alle Unternehmensdokumente
3. Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und Gesetzen
4. Zeit- und Kostenreduktion
5. Automatisierung von Geschäftsprozessen durch Digitalisierung

Funktionen der elektronischen Akte

Individuell anpassbar an Ihr Unternehmen
Die sopea E-Akte passt sich genaustens an Ihre Firmen- und Dateistruktur an. Übernehmen Sie Ihre gewohnte Aktenstruktur und archivieren Sie alle Dokumente sicher und verschlüsselt im DMS.

Dokumentensuche
Behalten Sie durch die Stichwortsuche in der sopea E-Akte immer den Überblick und finden Sie relevante Informationen schnell und einfach über die Suchfunktion wieder.

Digitale Mediathek
sopea ist die erste Personal Software Lösung, die Ihrem gesamten Unternehmen eine Digitale Mediathek in der Cloud zur Verfügung stellt. Speichern Sie beliebige Dateiformate und Dokumente ab - vom MP4 Video bis hin zur Power Point Präsentation. Mit nur einem Klick ziehen Sie Ihre Dokumente in die Cloud.

Persönlicher Ordner
Ihre Führungskräfte und Mitarbeitenden bekommen einen eigenen, persönlichen Ordner in der digitalen Akte. Innerhalb dieses Ordners können sie persönliche Daten und Dokumente speichern und verwalten.

Rollen und Zugriffsrechte
Verwalten Sie in der elektronischen Akte sowohl personalinterne als auch unternehmensweite Informationen und bestimmen Sie selbst, welche Zugriffsrechte für Teams, Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter:innen gelten. So sind in der E-Akte unabhängige AGG-relevante Kriterien nur für laut Rollenkonzept dafür autorisierte User einsehbar.

Einfache und sichere Ablage
Mit sopea ziehen Sie einfach Dokumente von Ihrem PC/Server in die E-Akte. Bennen Sie das Dokument für die Stichwortsuche und bearbeiten Sie falls gewünscht die Zugriffsrechte. Alle Dokumente werden auf dem sopea Server sicher und verschlüsselt mit einer AES 256-Bit- Verschlüsselung archiviert.

sopea E-Akte: Digitalisierung beginnt beim Dokumentenmanagement

Die sopea E-Akte hilft Ihrem Unternehmen bei der gesamten Digitalisierung von Papierdokumenten in und sorgt für eine revisionssichere und den rechtlichen Anforderungen entsprechende Archivierung. Die E-Akte ist aber nicht nur ein einfaches System zur Ablage und Management von Dokumenten, sondern hilft Ihnen auch bei der Umsetzung folgender Funktionen:

1. Revisionssichere Archivierung von Backups des Datenbestandes
2. Etablierung von Workflowprozessen zum Beispiel Onboarding-Prozessen
3. Festlegung von Zugriffsrechten und Rollenkonzepten zur Einsicht und Bearbeitung von Dokumenten nach DSGVO
4. Schutz der Daten vor Verlust oder Zerstörung