Workflow-Management-Systeme

Workflow-Management-Systeme Definition

Workflow-Management-Systeme werden als Software genutzt, mit deren Hilfe verschiedenste Geschäftsprozesse und Abläufe digital abgebildet, verwaltet und koordiniert werden können. Die Software unterstützt das Prozess-Management eines Unternehmens bei der Durchführung von modellierten Arbeitsabläufen. Workflow-Management-Systeme vereinfachen besonders komplexe Prozesse an denen meist mehrere Mitarbeiter und verschiedene Systeme beteiligt sind. Im Personalmanagement kommen diese in Form von HR Software zum Einsatz.


Ziele der Workflow-Management-Systeme

  • Konsistente Vorgangsbearbeitung
  • Reduzierung der Durchlaufzeiten
  • Transparente Steuerung der Unternehmensprozesse
  • Dauerhafte Verbesserung und Optimierung der Prozesse (Prozessdauer, Prozesskosten)
  • Langfristige Fehlervermeidung

 

Funktionsweise der Workflow-Management-Systeme

Die Software interpretiert in Echtzeit Ereignisse, wie beispielsweise den Eingang einer E-Mail mit Dokumentenanhang und reagiert auf diesen Vorgang mit der im Arbeitsablauf definierten Aktion. Das kann beispielsweise die Speicherung des Dokuments im Dokumentenmanagement (DMS) oder auch in der Digitalen Personalakte sein.

Workflow-Management-Systeme sind in der Lage bekannte Ereignisse zu erkennen und entsprechend zu kategorisieren, um nachfolgend eine bestimmte Tätigkeit selbständig auszuführen. Die voreingestellten Ergebnisse und zugehörigen Tätigkeiten werden in der Regel durch eigens in die Software eingespielte Anwendungsbeispiele ergänzt.

Ein weiteres Anwendungsbeispiel für Workflow-Management-Systeme ist die Beantragung von Urlaub durch einen Arbeitnehmer. Sobald dieser den Urlaubswunsch in das spezifische Formular eingetragen hat, bekommt der Vorgesetzte die Anfrage automatisch über das System angezeigt. Sofern dieser nun die Anfrage genehmigt, werden die Daten in die Personal Software exportiert. Im nächsten Schritt wird nun der Mitarbeiter automatisch über die Genehmigung seines Urlaubs informiert.


Subsysteme der Workflow-Management-Systeme

Routingsystem

Das Routingsystem ist die Grundlage für funktionsfähige Workflow-Management-Systeme. Das System ist für den Informationsfluss zuständig und leitet somit Informationen und Dokumente von einem Bereich innerhalb des Workflows an den nächsten weiter. Im Routingsystem werden keine Ausnahmesituationen berücksichtigt.

Distributionssystem

Das Distributionssystem ist eine Erweiterung des Routingsystems, das Ausnahmesituationen erkennen kann. Das System erfasst diese Informationen und leitet sie an die entsprechende Position des Workflows weiter. Zudem können über eine dynamische Zuordnung weniger ausgelasteten Bereichen neue Aufgaben zugeteilt werden. Dadurch wird eine optimale Ausnutzung des Workflow-Systems erreicht.

Koordinierungssystem

Das Koordinierungssystem ist für die Koordination aller parallellaufenden Aktivitäten und Aufgaben zuständig. Damit sollen Konflikte auf Grund von Ressourcen und gleicher Prioritäten vermieden werden, um ein optimalen Arbeitsprozess zu garantieren.

Agentensystem

Das Agentensystem arbeitet den ausführenden Instanzen automatisch zu und entlastet diese somit erheblich. Das System findet hauptsächlich Anwendung bei Tätigkeiten ohne Entscheidungsbedarf.

Assistenzsystem

Das Assistenzsystem ist als Ergänzung aller vorherigen Subsysteme zu sehen und gibt im Rahmen der Prozessoptimierung Vorschläge für das weitere Vorgehen. Die grundlegende Methodik ist auf die Entwicklung von künstlicher Intelligenz zurückzuführen.


Bestandteile der Workflow-Management-Systeme

  • Bestandteile zur Strukturierung der Geschäftsprozesse und zur Abbildung der Organisation und Unternehmensstruktur
  • Workflow-Engine: Steuerung des Dokumentenflusses
  • Applikationskomponente: Anstoß der Anwendungsprogramme, mit denen die Dokumente bearbeitet werden
  • Monitoring: Überprüfung von Kennzahlen zur Analyse der Prozesse zur Weiterentwicklung der Prozessmodellierung