Self Service Systeme

Self Service Systeme Definition

Self Service Systeme (Employee Self Service), auch Selbstbedienungstechnologien genannt, sind Möglichkeiten der digitalen Kommunikation, die es deren Anwendern ermöglichen selbständig eine Dienstleistung zu nutzen. In der Regel stellen vor allem Kunden damit eine direkte Schnittstelle zu den anbietenden Unternehmen her.

Self Service Systeme in der Personalarbeit

Self Service Systeme werden im Personalbereich innerhalb einer Personal Software genutzt, um Führungskräfte (Manager Self Service), Mitarbeiter (Employee Self Service) und Bewerber (Applicant Self Service) direkt aktiv in das Personalmanagement einzubinden. Über eigene Zugänge in Form von Mitarbeiterportalen können diese die eigenen Personaldaten und Dokumente einsehen und selbständig pflegen.

Self Service Systeme unterstützen daher die Digitalisierung und Virtualisierung des Personalwesen eines Unternehmens. Im Gegensatz zu früherer Systemen werden Self Service Systeme in Verbindung mit Personal Software meist cloudbasiert eingesetzt.

Self Service Systeme Funktionen

• Benutzerfreundlicher Mitarbeiterzugang

• Transparente Genehmigungsprozesse von Aufgaben, Urlaub und Dokumenten‍

• Dokumentenmanagementsystem

• Bessere Unternehmenskommunikation (Social Intranet)

• Verschiedene Employee Self Service Rollen

• Manager Self Service

• HR-Intranet: Nachrichten & Dokumente, Vorlagen & Aufgaben, Notizen, Kalender, Persönliche Daten, Urlaub, Skills & Kompetenzen

Vorteile der Self Service Systeme

Aktualität der Daten

Da alle Mitarbeiter eines Unternehmens Zugriff auf das onlinebasierte Personalsystem des Betriebes haben, können sie Aktualisierungen oder Änderungen einfach selbst durchführen. Durch die schnelle und einfache Anpassung der Daten bleiben diese immer auf dem neuesten Stand.

Mögliche Anwendungsbereiche:

• Abwesenheitsmanagement‍

• ‍Dokumentation der Arbeitszeitkonten

• Erfassung von Anträgen und Genehmigungen

• Anforderungen von Qualifikationen und Beurteilungen

Höhere Eigenverantwortung der Mitarbeiter

Durch die eigenständige Erfassung und Aktualisierung der Mitarbeiterdaten entsteht auch eine Zunahme der Eigenverantwortung für die Arbeitnehmer, da sie für die Richtigkeit und Aktualität der Daten verantwortlich sind. Dies geht zwar mit einer höheren Verantwortung einher, bedeutet aber auch ein hoher Anteil an Flexibilität und Freiheit für die Mitarbeiter.

Zeitersparnis für Personalverantwortliche

Self Service Systeme ermöglichen dem HR-Management eines Unternehmens eine spürbare Zeitersparnis, da Änderungen, die die Personalunterlagen eines Mitarbeiters betreffen, nicht mehr direkt in der Personalabteilung durchgeführt werden müssen. Auch Urlaubsanträge und Abwesenheiten können schnell und einfach zwischen Mitarbeiter und Personalverantwortlichem abgewickelt werden. Zusätzlich werden die Kompetenzüberwachung und Entwicklungen eines Mitarbeiters sowie die Unternehmenskommunikation über die Self Service Systeme abgewickelt.

Kostenersparnis für Unternehmen

Als Nebeneffekt der Zeitersparnis ermöglichen Self Service Systeme zusätzlich eine enorme Kostenersparnis, da die gesamten Personalprozesse digitalisiert und dadurch spürbar vereinfacht werden.
 
Neben Self Service Systemen entsteht auch durch die Nutzung einer HR Software eine deutliche Kosten- und Zeitersparnis für Unternehmen.