Onboarding

Onboarding Definition

Onboarding ist die Abkürzung für „taking on board“, was wörtlich mit „an Bord nehmen“ übersetzt werden kann. Onboarding ist ein Begriff aus dem Personalbereich und beschreibt die Einstellung und systematische Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen. Das Onboarding umfasst dabei die Gesamtanzahl aller Maßnahmen, die speziell die Eingliederung des neuen Personals fördern.

Hintergrund und Ziele des Onboarding

Das Hauptziel des Onboarding ist die Zufriedenheit und Schaffung einer Bindung zum Arbeitgeber durch die frühzeitige und systematische Integration der neuen Mitarbeiter. Durch die frühzeitige und effektive Einbindung in das Unternehmen und seine Abläufe wird nicht nur die Zufriedenheit des neuen Mitarbeiters gestärkt, sondern auch die individuelle Motivation und Produktivität des Mitarbeiters gefördert. Aufgrund dessen ist es von großer Bedeutung, die Einbindung des neuen Personals im Unternehmen, mithilfe einer Onboarding-Strategie langfristig zu verbessern.

Onboarding-Strategie und Phasen

Die Onboarding-Strategie beginnt nicht erst mit dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters, sondern bereits bei der Vertragsunterzeichnung. Der Prozess zur Integration des neuen Personals endet im Normalfall erst nach Ablauf der Probezeit oder nach einem Jahr im Unternehmen.

Der gesamte Onboarding-Prozess wird in drei verschiedene Phasen unterteilt:

  • Vorbereitungsphase
  • Orientierungsphase
  • Integrationsphase

Vorbereitungsphase

Die Vorbereitungsphase der Onboarding-Strategie beginnt bereits mit der Vertragsunterzeichnung von Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Da zwischen der Unterzeichnung und dem ersten Arbeitstag meist noch etwas Zeit vergeht, bleibt für die Personaler ausreichend Vorbereitungszeit für ein erfolgreiches Onboarding. In der Vorbereitungsphase übermittelt der Arbeitgeber alle wichtigen Informationen an den zukünftigen Arbeitnehmer, wie beispielsweise das Leitbild und die Unternehmensbroschüre, Informationen zu Weiterbildungsmöglichkeiten und Karrierechancen sowie zu den zukünftigen Aufgabenbereich. Zudem wird dem neuen Arbeitnehmer ein Ansprechpartner als Unterstützung zu Verfügung gestellt. Vor dem Stellenantritt des neuen Mitarbeiters sollte ein detaillierter Einarbeitungsplan, eine genaue Stellenbeschreibung und ein Organigramm erstellt und bestmöglich an den Mitarbeiter weitergegeben werden. Außerdem muss der Arbeitsplatz entsprechend eingerichtet werden. Dazu zählt die gesamte IT-Einrichtung, PC, Internetzugang, Telefonanlage, E-Mail-Account sowie Schlüssel, Zugangschip etc. Zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag sollten regelmäßig Gesprächstermine mit dem Mitarbeiter und der Führungskraft zu den beidseitigen Erwartungen, Zielen und Feedback organisiert werden.

Orientierungsphase

Die Orientierungsphase im Onboarding-Prozess beginnt mit dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters und dauert ungefähr bis zum dritten Monat nach der Einstellung an. Hauptziel dieser Phase ist es, den Arbeitnehmer in seine Aufgaben im Unternehmen einzuführen. Dabei lernt er das gesamte Unternehmen sowie die Abläufe und Aufgabenbereiche seiner Kollegen kennen. Nachfolgend wird eine Unterteilung in den ersten Arbeitstag und die erste Arbeitswoche aufgelistet:

Erster Arbeitstag

  • Kennenlernen des Arbeitsplatzes
  • Bekanntmachung mit Kollegen und dem Team
  • Einführung in Arbeitsabläufe und Tätigkeiten
  • Einführung durch Kollegen und Personalverantwortliche: Schlüssel, Passwörter, Gemeinschaftsküche etc.


Erste Arbeitswoche

  • Überblick über Dienstleistungen und Produkte des Unternehmen
  • Einweisung in das EDV-System
  • Erstes Kennenlernen von Kunden
  • Gesprächstermine und Feedbackgespräche mit dem Vorgesetzten

Integrationsphase

Die Integrationsphase beginnt im Anschluss an die Orientierungsphase und umfasst einen Zeitraum von drei bis sechs oder sogar zwölf Monaten. In der letzten Phase steht die endgültige Eingliederung des neuen Personals in das Unternehmen, die eigene Abteilung und das Team im Vordergrund. Die Integration erfolgt durch die verstärkte Umsetzung von Teambildungsmaßnahmen und die Zusammenarbeit in verschiedenen Arbeitsgruppen. Neue Arbeitnehmer werden in die Unternehmensziele und Strategien eingeführt und es sollten regelmäßige Feedbackgespräche mit der Führungskraft stattfinden. Zudem wird in der letzten Phase des Onboarding-Prozesses vermehrt unternehmensspezifisches Wissen vermittelt und die bisher entstandenen Kundenkontakte weiter vertieft.