Mitarbeitergespräch

Definition Mitarbeitergespräch

Das Mitarbeitergespräch ist im Allgemeinen ein grundlegendes und enorm wichtiges Instrument der Personalführung. Der Begriff Mitarbeitergespräch weist in der Praxis oftmals unterschiedliche Bedeutungen auf. Zum einen umfasst das Mitarbeitergespräch alle Gespräche, die in regelmäßigen aber auch unregelmäßigen Abständen zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter mit anlassbezogenem Inhalt stattfinden. Zum anderen wird unter dem Begriff Mitarbeitergespräch in einigen Unternehmen lediglich das jährlich stattfindende Jahresgespräch verstanden.

Sofern das Mitarbeitergespräch papiergebunden stattfindet, orientiert sich dieses häufig an Personalbögen und Leitfäden, die auch nachfolgend für die Struktur und den Aufbau des Gesprächs verwendet werden. Alternativ wird im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung häufig auch auf softwaregestützte Systeme zurückgegriffen.

Charakteristische Merkmale eines Mitarbeitergesprächs

Mitarbeitergespräche können regelmäßig geplante Termine, wie beispielsweise Beurteilungs- oder Fördergespräche aber auch unregelmäßige, sowie anlassbezogene Gespräche sein. Bei der Frage nach der Frequenz der Mitarbeitergespräche gehen die Meinungen vieler Experten auseinander. Wohingegen Einige der Meinung sind, halbjährliche oder jährliche Mitarbeitergespräch seien ausreichend, sehen manche Unternehmensberater die Häufigkeit der Gespräche etwas differenzierter. Vor allem als neuer Vorgesetzter eines Unternehmens, sollten mit den Mitarbeitern monatliche und individuelle Feedbackgespräche stattfinden.

Das Mitarbeitergespräch wird in der Regel vom direkten disziplinarischen Vorgesetzten geführt. Nur in speziellen Ausnahmefällen wird das Mitarbeitergespräch vom nächst höheren Vorgesetzten oder von einem Mitarbeiter der Personalabteilung wahrgenommen.

Bei einem Mitarbeitergespräch handelt es sich in der Regel um ein Vier-Augen-Gespräch. In Einzelfällen kann es allerdings auch vorkommen, dass auf Wunsch des Vorgesetzten oder des Mitarbeiters eine weitere Person am Gespräch teilnimmt. Das kann beispielsweise der nächst höhere Vorgesetze, ein Mitarbeiter der Personalabteilung oder ein Mitglied des Betriebsrats sein. In bestimmten, vom Gesetz genannten Fällen, kann der Mitarbeiter die Teilnahme eines Betriebsratsmitglieds verlangen (§ 82 Abs. 2 BetrVG).

Ein Mitarbeitergespräch weist immer einen bestimmten Inhalt bzw. Anlass und eine Zielsetzung auf, die erreicht werden soll.

Vorteile und Nutzen

Mitarbeitergespräche sind aus der heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Sie bringen zahlreiche Vorteile und einen großen Nutzen für alle Beteiligten mit sich – das Unternehmen, die Führungskraft und den Mitarbeiter:

  • Kommunikationsförderung im Bereich der Aufgaben und Ziele
  • Förderung des Vertrauensverhältnis zwischen dem Vorgesetztem und dem Mitarbeiter
  • Förderung einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit
  • Stärkung des Arbeitsklimas und der Mitarbeitermotivation
  • Stärkung der Mitarbeiterbindung und der Beziehung zwischen Mitarbeiter und Führungskraft
  • Informationsaustausch über Karrierechancen und Entwicklungsmöglichkeiten
  • Aktive Mitwirkung und Mitgestaltung am Unternehmensgeschehen
  • Frühwarnsystem für Probleme und Konflikte

Inhalt, Aufbau und Struktur

Je nach Anlass des Mitarbeitergesprächs können Inhalt, Aufbau und Struktur des Gesprächs variieren.

Der Gesprächsablauf im Mitarbeitergespräch kann folgende Punkte umfassen:

  • Darstellung der Gesprächsziele des Mitarbeiters und des Vorgesetzten
  • Rückblick mit beiderseitiger konstruktiv-kritischer Analyse
  • Mitarbeiterbeurteilung durch den Vorgesetzten: Bestätigung bislang erzielter Ergebnisse
  • Formulierung von Entwicklungspotenzialen durch die Arbeitgeberseite
  • Zuteilung und Formulierung neuer Aufgabenstellungen und zukünftiger Ziele
  • Zusammenfassung der bisherigen Ergebnisse beider Parteien
  • Nächste Schritte und eventuell Vereinbarung eines weiteren Gesprächstermins

Arten von Mitarbeitergesprächen

Ein Mitarbeitergespräch weißt viele verschiedene Anlässe und Themen mit sich, die zu den verschiedenen Gesprächsarten führen:

  • Zielvereinbarungsgespräch
  • Beurteilungsgespräch
  • Entwicklungsgespräch
  • Konfliktgespräch
  • Informationsgespräch
  • Problemlösungsgespräch
  • Feedbackgespräch

Softwaregestützte Mitarbeitergespräche und deren Vorteile

Mithilfe von softwaregestützten Systemen erhalten Unternehmen einen fundierten Überblick über die Softskills und die Entwicklungspotenziale der bestehenden Mitarbeiter. Die Potenzialanalyse sollte keineswegs das persönliche Mitarbeitergespräch zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten komplett ersetzen, sondern kann vielmehr als unterstützendes Instrument angesehen werden.

Die Potenziale werden in drei einfachen Schritten analysiert:

  1. Versendung der Potenzialanalyse vollautomatisch über das System an Auszubildende sowie Fach- und Führungskräfte aber auch potenzielle, zukünftige Mitarbeiter.

  2. Die Analyse wird von den Mitarbeitern des Unternehmens selbständig online bearbeitet.

  3. Sobald die Bearbeitung der Analyse abgeschlossen ist, können die Ergebnisse direkt im firmeneigenen Kundenportal eingesehen werden.

Vorteile softwaregestützter Systeme

  • Wegfall der Verwaltung der Gesprächsbögen des Mitarbeitergesprächs
  •  Möglichkeit der regelmäßigen Dokumentation von Beobachtungen und Fakten, sowie einfach und unkomplizierte Erfassung
  • Jederzeitige und weltweite Verfügbarkeit
  • Einfache Darstellung der Entwicklung des Mitarbeiters durch beispielsweise Grafiken
  • Schnelle und einfache Erfassung der Softskills und Entwicklungspotenziale

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