Entgeltabrechnung

Definition Entgeltabrechnung

Gemäß §108 Gewerbeordnung ist jeder gewerbliche Arbeitgeber in Deutschland dazu verpflichtet, seinem Arbeitnehmer ein Dokument in Textform, welches die Informationen über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthält, zu erteilen. Dieses Dokument nennt sich Entgeltabrechnung (=Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung oder Monatsrechnung). Sowohl die in der Entgeltabrechnung enthaltenen Abzüge (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge), als auch der Auszahlungsbetrag sind nach §107 GewO in Euro zu berechnen und anzugeben. Die Entgeltabrechnung dient als Information für den Arbeitnehmer, damit er den ausbezahlten Betrag nachvollziehen und überprüfen kann.

Die Bestandteile der Entgeltabrechnung

In der Entgeltabrechnung müssen alle relevanten Informationen zum Abrechnungszeitraum und zur Zusammensetzung des Einkommens enthalten sein.

Laut GewO zählen hierzu:

  • Höhe der Zuschläge und Zulagen
  • Sonstige Vergütungen
  • Art und Höhe der Abzüge
  • Abschlagszahlungen
  • Vorschüsse

Die Entgeltabrechnung sollte vom Arbeitgeber fehlerfrei und sorgfältig erstellt werden. Beispielsweise sind Angaben wie laufende oder einmalige Be- oder Abzüge relevant und müssen genannt werden.

Gemäß der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) dürfen folgende Angaben in einer Entgeltabrechnung nicht fehlen:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Versicherungsnummer des Arbeitgebers
  • Datum des Beschäftigungsbeginns
  • Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer
  • Abrechnungszeitraum und Anzahl der darin enthaltenen Steuertage und Sozialversicherungstage
  • Zahl der Kinderfreibeträge
  • Merkmale für den Kirchensteuerabzug
  • Mögliche Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge

 

Entgeltabrechnung mit einer HR Software

Viele Anbieter von HR Software bieten inzwischen entweder eine in die Software integrierte Lösung oder eine Schnittstelle zu Entgeltabrechnungs-systemen an.

Dabei werden unterschiedliche Entgelttypen und –zahlungen unterstützt:

  • Monatsgehalt
  • Stundenlohn
  • Tagessatz
  • Boni
  • Prämien
  • Berechnungsformeln für Jahreszahlungen


Ein großer Vorteil einer Softwarelösung ist, dass diese regelmäßig aktualisiert werden und immer dem aktuellen Stand der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) entsprechen. Außerdem erhalten Personaler auf Knopfdruck alle abrechnungsrelevanten Daten ihrer Mitarbeiter.