Dokumentenmanagementsystem

Dokumentenmanagementsystem Definition

Das Dokumentenmanagementsystem ist ein Oberbegriff für alle Arten der Dokumentenverwaltungssysteme. Es beinhaltet zum einen Archivsysteme aber auch Systeme, die Dokumente über den gesamten Lebenszyklus verwalten. Von der Entstehung, über die Erstellung von unterschiedlichen Versionen bis hin zur endgültigen Archivierung der Dokumente.

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) bezeichnet in diesem Fall die Erfassung und Verwaltung von Dokumenten des Personalwesens über eine Datenbank. Für das bessere Verständnis wird auch oft der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement verwendet. Das DMS ist meist kein eigenständiges System, sondern vielmehr ein Bestandteil einer umfangreichen HR-Software.

Das Dokumentenmanagementsystem ist meist eng mit der Elektronischen Personalakte (EPA) einer HR-Software verknüpft.


Funktionen

Typische Funktionen des Dokumentenmanagementsystems sind beispielsweise die Versionsverwaltung, das Einstellen und Entfernen von Dokumenten (Check-In/Check-Out) und die Metadatenverwaltung. Sie ermöglichen eine Erstellung, Verwaltung und gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten im gesamten Unternehmen. Über das Dokumentenmanagementsystem kann zudem unternehmensweit nach Dokumenten und Vorlagen gesucht werden.

Dokumentenmanagement mit hrtool24

Mit dem Dokumentenmanagementsystem von hrtool24 erhalten Unternehmen hilfreiche Dokumentenvorlagen und Vorlagen für E-Mail Texte. Dies können beispielsweise Vorlagen für Arbeitsverträge oder Arbeitszeugnisse sein. Die Vorlagen können einfach übernommen, abgeändert und zu den eigenen, bestehenden Vorlagen hinzugefügt werden.

Zusätzlich können im Dokumentenmanagementsystem über das Kundenportal eigene Dokumente erstellt oder vorhandene Dokumente aus Word in hrtool24 hochgeladen werden. Die erstellten Vorlagen aus dem System können auch auf dem Server des Unternehmens abgelegt werden. So wird gewährleistet, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf die gleichen Vorlagen haben.

Mit Hilfe des Dokumentenmanagementsystems in hrtool24 können Unternehmen einen eigenen Stammbaum für ihre Vorlagen mit einer individuellen Kategorisierung erstellen.

In den erstellten Vorlagen können Platzhalter für beispielsweise Name, Anschrift und Anrede eingefügt werden. Bei der Erstellung eines mitarbeiterspezifischen Dokuments werden die Platzhalter automatisch durch die Mitarbeiterdaten ergänzt.

Vorteile Dokumentenmanagementsystem

  • Zahlreiche praktische Musterdokumente für die tägliche HR-/Personalarbeit
  • Einheitlichkeit und Strukturierung
  • Schaffung von Synergien und Einsparung wertvoller Arbeitszeit durch zahlreiche Vorlagen
  • Digitalisierung und Vereinheitlichung von Dokumenten und Vorlagen