Digitale Personalakte

Definition digitale Personalakte

Die digitale Personalakte ist eine Software zur Verwaltung und Digitalisierung aller Dokumente der Personalakte eines Mitarbeiters. Alle Dokumente, die einen Mitarbeiter betreffen, werden in einer Software elektronisch gespeichert und verwaltet.

Ziele und Vorteile

Effizienz und Zeitersparnis
Die schnelle und automatische Archivierung der Unterlagen verringert den administrativen Personalaufwand eines Unternehmens enorm. Die Abläufe werden strukturierter und gleichzeitig effizienter.

Kosteneinsparung durch die Digitalisierung der Daten werden die Druck- und Archivierungskosten verringert. Dadurch die Zeitersparnis können Personalkosten eingespart werden.

Lagerkapazität
Sofern die Unterlagen entsprechend der Anforderungen elektronisch erfasst wurden, werden diese für die handels- und steuerrechtliche Prüfung eines Unternehmens anerkannt. Die meisten Papierunterlagen können demnach vernichtet und dadurch Lagerplatz eingespart werden.

Qualitätserhöhung
Durch die entstehende Zeitersparnis werden Kapazitäten für andere wichtige strategische Personalthemen frei.

Umfang und Kategorisierung
Die digitale Personalakte wird zur optimalen Strukturierung in verschiedene Unterkategorien aufgeteilt.

Eine beispielhafte Kategorisierung der digitalen Personalakte:

Bewerbungsunterlagen
Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Zertifikate

Beschäftigungsverhältnis
Arbeitsvertrag, Unterweisungen, Arbeitsanweisungen, Protokolle

Allgemeine Unterlagen zur Person
Personalstammblatt

Steuerrelevante Unterlagen
Lohnsteuerabzugsmerkmale

Sozialversicherung
Sozialversicherungsausweis

Vergütung

Bankdaten, Gehaltsanpassungen, Lohnsteuerkarte

Betriebliche Altersvorsorge

Unternehmensinterne Beurteilung
Zwischenzeugnisse, Beurteilungen

Aus- und Weiterbildung
Zertifikate, Ziele Mintarbeitergespräch


Digitalisierung in der digitalen Personalakte

Sollten die Personaldokumente eines Unternehmens mittels einer Hr-Software in einer digitalen Personalakte digitalisiert werden, gibt es für Unternehmen verschiedene Umsetzungsmöglichkeiten:

Interne Digitalisierung in der digitalen Personalakte über die eigenen Mitarbeiter

Die interne Digitalisierung der Akten über die eigenen Mitarbeiter findet meist nur bei der Archivierung von geringen Mengen oder sehr vertraulichen Dokumenten Anwendung. Die Digitalisierung kostet viel Aufwand und Zeit. Allerdings bleiben die digitalen Akten dauerhaft im Unternehmen.

Interne Digitalisierung in der digitalen Personalakte über einen Dienstleister

Bei der internen Digitalisierung über einen Dienstleister bleiben die Dokumente im Unternehmen und es werden keine zusätzlichen Kapazitäten im Unternehmen in Anspruch genommen.
Externe Digitalisierung in der digitalen Personalakte über einen Dienstleister
Bei der externen Digitalisierung über einen Dienstleister werden die Dokumente mittels eines Sicherheitstransports zum Dienstleister transportiert. Eine schnelle und hochwertige Digitalisierung wird garantiert. Allerdings sind die Kosten bei dieser Variante relativ hoch.


Digitale Personalakte in hrtool24

Mit der digitalen Personalakte in hrtool24 werden alle Personaldokumente elektronisch und revisionssicher archiviert. Die Dokumente können mit eindeutigen Schlagwörtern versehen werden und sind über die Suche zukünftig schnell und einfach zu finden.

Über das Kundenportal von hrtool24 ist eine Weiterleitung der Dokumente aus der digitalen Personalakte durch die Erstellung einer passwortgeschützten PDF-Datei möglich. Direkt über das System oder extern per E-Mail.

Zudem können Sie Mitarbeitern und Führungskräften individuelle Zugriffsrechte vergeben. Über diese können die Nutzer partiell Einsicht in die digitale Personalakte nehmen, beziehungsweise Dokumente bearbeiten.

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