Wissenswertes
im HR-Bereich
In unserem HR Glossar haben wir wichtige Begriffe aus dem Personalwesen einfach für Sie definiert.
Ein Vorstellungsgespräch, auch Bewerbungsgespräch genannt, ist ein persönliches Gespräch im Rahmen der Personalbeschaffung zwischen dem Bewerber und den Personalverantwortlichen eines Unternehmens. Die Anzahl der Unternehmensvertreter kann zwischen einer und mehrerer Personen variieren. Bei größeren Unternehmen ist die Anzahl meistens höher, da nicht nur der zukünftige Vorgesetze, sondern auch Vertreter der Personalabteilung und des Betriebsrats anwesend sein können.
In der Regel finden verschiedene Vorstellungsrunden mit mehreren Vorstellungsgesprächen statt. Dabei unterscheidet sich der Aufwand des Gesprächs von der Wertigkeit und der Position der zu besetzenden Stelle.
Mithilfe einer Bewerbermanagement Software können Personalverantwortliche bzw. Recruiter und die Fachabteilung schnell und einfach Kandidaten bewerten und transparente Entscheidungen treffen.
Im Vorstellungsgespräch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geht es primär darum, einen persönlichen Eindruck des Bewerbers zu erhalten und diesen anhand der fachlichen Qualifikationen entsprechend einzuordnen. Zudem soll erörtert werden, ob der Bewerber überhaupt zum Unternehmen und dem zukünftigen Team passt.
Unstrukturierte oder offene Vorstellungsgespräche finden meistens spontan statt und unterliegen keinen festgelegten Vorgaben. Da die Fragen meist frei gestellt werden, sind die durchgeführten Vorstellungsgespräche und die potenziellen Kandidaten nur schwer miteinander vergleichbar.
Innerhalb von standardisierten, strukturierten Interviews werden die Inhalte und der Gesprächsablauf vorab definiert. Die Vergleichbarkeit der Kandidaten ist deutlich höher, da alle Bewerber die gleichen Fragen beantworten müssen. Nachteil dieser Art des Vorstellungsgesprächs ist die fehlende Individualität und ein nichtvorhandener offener Gesprächsfluss.
Situative Vorstellungsgespräche gehören ebenfalls zu den strukturierten Vorstellungsgesprächen. Der Arbeitgeber simuliert eine Arbeitssituation und kann anhand der Reaktion des Bewerber überprüfen, wie der Bewerber in der jeweiligen Situation agieren würde.
Teilstrukturierte oder halbstandardisierte Interviews sind eine Kombination aus einem offenen und einem standardisierten Gespräch. In diesem Fall liegen festgelegte Fragen vor. Die Struktur und der Ablauf können aber variieren.
1. Einstieg (ca. 5 Minuten)
2. Kennenlernen (ca. 10 Minuten)
3. Selbstvorstellung (ca. 10 Minuten)
4. Rückfragen (ca. 10 Minuten)
5. Abschluss (ca. 5 Minuten)
Bewerber befinden sich in einem Vorstellungsgespräch meist in einer Ausnahmesituation, in der sie unsicher und nervöser sind, als in einer Normalsituation. Um dies nicht zu verstärken, sollte eine Sitzordnung über Eck oder um einen runden Tisch gewählt werden, um keine Hierarchien der Teilnehmer und des Bewerbers erkennbar zu machen.
Der Redeanteil der Personalverantwortlichen eines Unternehmens im Vorstellungsgespräch sollte möglichst gering gehalten werden. Dem Bewerber wiederum sollte zwischen 60 und 80 % der Redezeit zugesprochen werden. Nur so können Unternehmen einschätzen, ob ein Bewerber zum Unternehmen passt oder nicht.
Es gibt zahlreiche Fragen, die den Bewerber im Vorstellungsgespräch in eine unangenehme Situation bringen können. Der Bewerber ist nicht dazu verpflichtet, diese Fragen zu beantworten.
Folgende Fragen sollten aufjedenfall vermieden werden:
Bei einer Vielzahl unterschiedlicher Bewerber empfiehlt es sich Notizen zu machen, um diese im Nachhinein besser bewerten und vergleichen zu können. Zudem werden dem potenziellen neuen Mitarbeiter dadurch ein hohes Interesse an der eigenen Person und hohe Einstellungschancen signalisiert. Über eine Bewerbermanagement Software können geführte Vorstellungsgespräche schnell und einfach bewertet werden; auch von der entsprechenden Fachabteilung.
Vorstellungsgespräch führen: Expertentipps, 5 Phasen, Beispiele
Die Vorgesetztenbeurteilung ist eine bisher wenig verbreitete Form der Personalbeurteilung von Führungskräften. Dabei geben die Mitarbeiter den direkten Vorgesetzen ein Feedback insbesondere hinsichtlich ihres Führungsverhaltens aber auch im Hinblick auf andere Qualifikations- und Leistungsmerkmale. Die Vorgesetztenbeurteilung kann zum Beispiel über eine Talent Management Software durchgeführt werden. Durch die direkte Rückmeldung des Mitarbeiters werden der Führungskraft konkrete Hinweise zur Änderung des Führungsverhaltens gegeben. Dadurch soll die Bereitschaft zur Veränderung des Führungsverhaltens erhöht werden. Die Vorgesetztenbeurteilung ermöglicht darüber hinaus eine stärkere Einbeziehung der Mitarbeiter in den gesamten Führungsprozess.
Eine wesentliche Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung der Befragung ist die Gewährleistung der Anonymität sowie die Festsetzung von geltenden Bewertungskriterien. Aufgrund dessen ist die Einbeziehung aller Beteiligten in den Bewertungsprozess unerlässlich. Die Vorgesetztenbeurteilung kann durch weitere Interessengruppen wie beispielsweise Kollegen ergänzt werden (360-Grad-Feedback).
Die Vorgesetztenbeurteilung wurde lange Zeit als Feedback-Instrument kritisch hinterfragt, da mit dieser Methode das klassisch hierarchische Rollenbild einer Führungskraft abgelöst wird. Allerdings hat die Veränderung der Führungsstile dazu geführt, dass der partnerschaftliche Umgang und das teamorientierte Arbeiten in den Fokus der Mitarbeiter-Vorgesetzten-Beziehung gerückt sind. Das Hauptziel der Vorgesetztenbeurteilung ist somit die Verbesserung der Beziehung und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und den Führungskräften. Auslöser für die Durchführung einer Vorgesetztenbeurteilung kann ein schlechtes Betriebsklima oder die Kritik der Arbeitnehmer über den Führungsstil eines Vorgesetzten. Neben der Führungskraft, die Veränderungen des Verhaltens herbeiführen kann, profitieren auch die Mitarbeiter und das Unternehmen selbst. In diesem Zusammenhang liegt eine Vielzahl an Funktionen der Vorgesetztenbeurteilung vor:
FührungskraftMitarbeiterUnternehmenDiagnosefunktionMotivationsfunktionPartizipationsfunktionEntwicklungsfunktionDialogfunktionMotivationsfunktionKontrollfunktionSteuerungsfunktionPersonalentwicklungTeamentwicklungKontrollfunktionSelektionsfunktionEvaluationsfunktion
Besonders relevante Funktionen sind die Diagnose, Entwicklung, Partizipation und Motivation. Durch die Diagnose erhält der Vorgesetzte Informationen darüber, wie die Mitarbeiter ihn wahrnehmen und inwieweit diese Bild von seinem Selbstbild abweicht. Nur anhand dieser Informationen kann eine Entwicklung des Vorgesetzten durch Schulungen oder Workshops stattfinden. Infolge der Partizipation wir dem Mitarbeiter das Gefühl vermittelt, Einfluss auf die grundlegenden Unternehmensentscheidungen zu haben, wodurch zusätzlich auch die Motivation der Mitarbeiter gestärkt wird.
Zur Entwicklung eines Beurteilungsbogens für die Vorgesetztenbeurteilung sollte ein Musterbogen entwickelt werden, der Kriterien mit einer zugehörigen Beschreibung sowie eine Bewertungsskala beinhaltet. Hier empfiehlt sich eine Skalierung in Form von Schulnoten (z. B. 1 = sehr gut bis 6 = ungenügend). Der Beurteilungsbogen kann sowohl als Soll-Wert als auch für die Ist-Situation genutzt werden, um die beiden Werte anschließend miteinander verglichen zu können.
Nachfolgende Kriterien kann ein Beurteilungsbogen für die Vorgesetztenbeurteilung beinhalten: