Wissenswertes

im HR-Bereich

Fachbegriffe einfach erklärt

In unserem HR Glossar haben wir wichtige Begriffe aus dem Personalwesen einfach für Sie definiert.

Entgeltabrechnung

Entgeltabrechnung Definition

Gemäß §108 Gewerbeordnung ist jeder gewerbliche Arbeitgeber in Deutschland dazu verpflichtet, seinem Arbeitnehmer ein Dokument in Textform, welches die Informationen über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthält, zu erteilen. Dieses Dokument nennt sich Entgeltabrechnung (=Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung oder Monatsrechnung). Sowohl die in der Entgeltabrechnung enthaltenen Abzüge (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge), als auch der Auszahlungsbetrag sind nach §107 GewO in Euro zu berechnen und anzugeben. Die Entgeltabrechnung dient als Information für den Arbeitnehmer, damit er den ausbezahlten Betrag nachvollziehen und überprüfen kann. Über eine HR Software kann die Entgeltrechnung mit abgewickelt werden.

Die Bestandteile der Entgeltabrechnung

In der Entgeltabrechnung müssen alle relevanten Informationen zum Abrechnungszeitraum und zur Zusammensetzung des Einkommens enthalten sein.

Laut GewO zählen hierzu:

  • Höhe der Zuschläge und Zulagen
  • Sonstige Vergütungen
  • Art und Höhe der Abzüge
  • Abschlagszahlungen
  • Vorschüsse

Die Entgeltabrechnung sollte vom Arbeitgeber fehlerfrei und sorgfältig erstellt werden. Beispielsweise sind Angaben wie laufende oder einmalige Be- oder Abzüge relevant und müssen genannt werden.

Gemäß der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) dürfen folgende Angaben in einer Entgeltabrechnung nicht fehlen:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Versicherungsnummer des Arbeitgebers
  • Datum des Beschäftigungsbeginns
  • Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer
  • Abrechnungszeitraum und Anzahl der darin enthaltenen Steuertage und Sozialversicherungstage
  • Zahl der Kinderfreibeträge
  • Merkmale für den Kirchensteuerabzug
  • Mögliche Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge

 

Entgeltabrechnung mit einer HR Software

Viele Anbieter von HR Software bieten inzwischen entweder eine in die Software integrierte Lösung oder eine vorbereitende Lohnabrechnung an.

Dabei werden unterschiedliche Entgelttypen und –zahlungen unterstützt:

  • Monatsgehalt
  • Stundenlohn
  • Tagessatz
  • Boni
  • Prämien
  • Berechnungsformeln für Jahreszahlungen


Ein großer Vorteil einer HR Softwarelösung ist, dass diese regelmäßig aktualisiert werden und immer dem aktuellen Stand der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) entsprechen. Auch die hohe Datenaktualität durch den Mitarbeiter Self Service spricht für die Software. Außerdem erhalten Personaler auf Knopfdruck alle abrechnungsrelevanten Daten ihrer Mitarbeiter.

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Employer Branding

Employer Branding Definition

Employer Branding bezeichnet alle Maßnahmen die dazu dienen, ein Unternehmen vor Bewerbern, Mitarbeitern und Kunden als attraktiven Arbeitgeber darzustellen und von anderen Wettbewerbern auf dem Arbeitsmarkt abzuheben. Die positive Positionierung der eigenen Arbeitgebermarke steht hierbei im Vordergrund.
Beispielsweise verbessern Unternehmen ihren Arbeitgeberauftritt durch professionell gestaltete Stellenanzeigen im Corporate Design. Diese können einfach und schnell mit einer E-Recruiting Software erstellt werden.

Employer Branding Ziele

Die zunehmende Wettbewerbssituation auf dem Arbeitsmarkt - und der damit einhergehende Fach- und Führungskräftemangel stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen. Ziel von Employer Branding Maßnahmen ist es, die eigene Arbeitgebermarke zu positionieren und das eigene Unternehmen attraktiv nach außen zu repräsentieren. Das Employer Branding trägt hierbei einen wichtigen Teil zur Mitarbeitergewinnung und Mitarbeiterbindung bei. Jedoch auch aus Kundensicht sind Employer Branding Maßnahmen nicht zu vernachlässigen. Ein nach außen attraktiv auftretendes Unternehmen bindet auch seine Kunden und fördert indirekt die Bekanntheit der eigenen Arbeitgebermarke mit.
 

Vorteile von Employer Branding

Mehr qualifizierte Bewerbungen

Unternehmen, die sich attraktiv und stark nach außen hin repräsentieren, werden von Bewerbern sichtlich geschätzt und im Bewerbungprozess unmittelbar bevorzugt. Durch die günstige Arbeitssituation für Bewerber auf dem Arbeitsmarkt haben Bewerber die Qual der Wahl bei welchen Unternehmen sie sich überhaupt bewerben wollen. Durch gezielte Employer Branding Maßnahmen - und die damit gewonnene Attraktivitätssteigerung erhalten Unternehmen nicht nur mehr Bewerbungen sondern auch mehr qualifizierte Bewerbungen. Denn welcher Bewerber entscheidet sich schon für ein Unternehmen mit einem chaotischen – oder langweiligen Außenauftritt? Ein moderner, attraktiver und positiver Außen Auftritt sind das A und O in Sachen Employer Branding.

Attraktivitätssteigerung

Eine starke Arbeitgebermarke steigert nicht nur die Attraktivität bei potenziellen Bewerbern, sondern auch bei bestehenden Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten. Durch den professionellen Außenauftritt, Stellenanzeigen und ein firmeneigenes Karriereportal im Corporate Design, verschaffen sich Unternehmen gezielt einen „Namen“ und gewinnen so zunehmend an Attraktivität und Bekanntheit.

Kostensenkung

Durch die klare Positionierung der eigenen Arbeitgebermarke mit Employer Branding können sich potenzielle Bewerber mit den Unternehmenswerten identifizieren und sich gezielter auf eine Stelle bewerben. Die Passgenauigkeit – und der administrative Aufwand bei einer Stellenbesetzung sind somit deutlich mit weniger Aufwand verbunden als bei einer Stellenausschreibung ohne klar vorgegebene Werte und Stellungen. Ein mithereingehender Kostensenkungspunkt sind die zufriedeneren Mitarbeiter, Geschäftspartner und Lieferanten. Durch die attraktive Arbeitgebermarke sind Mitarbeiter im täglichen Alltag oft motivierter und bestärkter in ihrer Berufung für das Unternehmen tätig zu sein. Sie fühlen sich automatisch wohler, ausgeglichener, zufriedener in dem was sie tun und sind dadurch motivierter unter den gleichen Umständen als zuvor. Durch die steigende Motivation erhöht sich deren Leistungsbereitschaft und Kosten können bei gleicher Mitarbeiteranzahl eingespart werden.

Höhere Markenbekanntheit

Employer Branding steigert den Erfolg und die Bekanntheit einer Marke vollautomatisch mit. Es ist wie ein Virus: verbreitet man einen attraktiven Unternehmensauftritt, zieht das eine Reihe an „neuen Fans“ und Bekannten hinterher. Gerade durch die hohe mobile Verfügbarkeit – und die enorme Reichweite und Streuung von Stellenanzeigen über das Internet haben Unternehmen gute Chancen in kürzester Zeit ihre Arbeitgebermarke durch Employer Branding Maßnahmen aufzubauen und ihre Marke binnen kürzester Zeit bekannt zu machen.

Employer Branding Maßnahmen

Als wohl wichtigster Faktor gilt im Employer Branding das Alleinstellungsmerkmal der eigenen Marke zu erarbeiten und sich klar zu machen, wie man sich auf dem Markt positionieren will. Es bringt in diesem Falle nichts, dass 200. Unternehmen der Branche XY zu sein, dass flexible Arbeitszeiten anbietet. Gute Employer Branding Maßnahmen setzt einen kreativen Geist und unternehmerisches Denken und Handeln voraus.

Employee Value Proposition

Mit der Employer Branding Maßnahme  „Employee Value Proposition“ legen Unternehmen fest, mit was sie sich identifizieren und was sie ihren Mitarbeitern speziell bieten wollen. Vor allem in großen Unternehmen macht es Sinn, diese EVP’s auf spezielle Berufsgruppen anzupassen und nicht die gleichen EVP’s für alle Stellen / Hierarchien zu verwenden. Mit dieser Employer Branding Maßnahmen legen Unternehmen ihr Alleinstellungsmerkmal fest und sich somit von der Konkurrenz abhebt.

Unternehmenswerte kennen und leben

Haben Sie sich schon mal die Frage gestellt, was eigentlich die Werte und Grundsätze in ihrem Unternehmen sind? Wofür steht eigentlich ihre Firma? Eine sinnvolle Employer Branding Maßnahme ist,  dass Sie dieses Problem lösen und die Unternehmenswerte in jedem Einzelnen zum Hervorschein bringen. Sie können z. B. ein internes Social Network aufbauen und ihre Mitarbeiter über die Unternehmenswerte informieren oder Sie planen eine gemeinsame Veranstaltung zur Vermittlung ihrer Unternehmenswerte.

Mitarbeiter zu Fans werden lassen

Was gibt es glaubwürdigeres als die Worte über ein Unternehmen aus dem Mund eines Mitarbeiters? Die Mitarbeiter sind das zentrale Stück eines Unternehmens und können per Mundpropaganda sowohl positives als auch negatives verbreiten lassen. Wenn Sie ihre eigenen Mitarbeiter zu Fans machen ist das der günstigste und effektivste Weg für ihr Unternehmen zu werben. Lassen Sie über ihr Unternehmen reden – von Ihren Fans!

Bewerber für sich gewinnen

Viele Bewerber - doch nur eine Stelle ist zu besetzen. Klar ist jedenfalls, dass nicht alle mit diesem Ergebnis glücklich sein werden. Gerade Bewerber reagieren oft sensibel über eine Absage und stellen das Unternehmen dann oft schlecht dar. Wichtig ist, dass Sie die Bewerber trotz einer Absage von Ihrem Unternehmen überzeugen. Der erste Eindruck zählt! Fühlen Sie mit dem Bewerber und lassen Sie ihn nicht lange und unnötig warten. Verwenden Sie bei hohem Bewerbungsaufkommen ein Bewerbermanagement mit automatischem E-Mail Versand und auch wenn Sie den Bewerber nicht stets persönlich betreuen können und für alle da sein können – vermitteln Sie ihm das Gefühl.

Employer Branding im KMU

Kleine und mittelständische Unternehmen machen oftmals den Fehler sich an Großkonzernen zu orientieren und geben viel unnötiges Budget für zweitrangige Maßnahmen im Employer Branding aus. Kleine und mittelständische Unternehmen sollten als erstes die eigenen Stärken und Schwächen analysieren und sichtbar machen und sich dann auf darüber hinaus gehende Kampagnen verlassen.


Die wichtigsten Faktoren sind hierbei:

Situation / Zufriedenheit der eigenen Mitarbeiter

Zufriedene und motivierte Mitarbeiter sind der größte Erfolgsfaktor in Sachen Employer Branding im Mittelstand. Wer zu seinen Mitarbeitern ein glaubwürdiges Employer Branding kommuniziert und Versprechen gegenüber den Mitarbeitern hält, bindet nicht nur seine Mitarbeiter an sein Unternehmen, sondern akquiriert automatisch neue Mitarbeiter über Mundpropaganda mit. Je zufriedener und überzeugter ein Mitarbeiter vom Unternehmen ist, desto positiver und überzeugender wird er vom Unternehmen an Dritte berichten und neue Bewerber und Kontakte werden automatisch mit einhergehen.

Konfliktfreiheit im Unternehmen

Probleme sind nie unumgänglich. Immer wieder kommt es zu kleineren oder größeren Zwischenfällen oder unklaren Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern und Vorgesetztem, Mitarbeiter und Geschäftspartnern oder einfach nur zwischen Kollegen. Eine starke und gut positionierte Arbeitgebermarke profitiert jedoch von zufriedenen und ausgeglichenen Mitarbeitern, die hinter ihrem Unternehmen stehen. Gerade im KMU gibt es nichts Negativeres als „Schlechtredner“ die ihre Unzufriedenheit am Unternehmen auslassen und dieses nach ausen schlecht dastehen lassen. Unternehmen, die diesem Problem zuvorkommen sind hier die Gewinner! Beseitigen Sie Streitigkeiten unmittelbar und lassen Sie keine negativen Gerüchte entstehen.

Unterstützung von der Führungsebene / Geschäftsleitung

Das Führungsteam stelle eine zentrale Rolle und ein wichtiges Vorbild im Unternehmen dar. Wichtige Werte und Grundsätze sind gerade in der Führungsebene zu leben und an die Mitarbeiter weiterzugeben. Eine Führungskraft, die die eigenen Mitarbeiter motiviert und begeistert verschafft dem Unternehmen einen enormen Mehrwert.

Employer Branding Maßnahmen im KMU

Attraktive Unternehmenswebsite

Die eigene Website stellt den zentralen Anlaufpunkt von Kunden, Interessenten, Mitarbeitern und Bewerbern dar. Umso wichtiger ist es, dass diese ansprechend und attraktiv für alle gestaltet ist. Die Einbindung von einem professionellen Karriereportal ist hier von großem Vorteil.

Newsbereich

Informieren Sie Ihre Kunden und Mitarbeiter über neue Innovationen, neue Kunden oder Produkte und zeigen Sie Ihnen immer wieder auf, was sie gemeinsam vorantreiben.

Multimedia als Employer Branding Maßnahme

Nutzen Sie verschiedene Medien und kommunizieren Sie mit ihren Mitarbeitern z. B. mal per Videobotschaft. Sie werden erstaunt sein, was Sie für ein neues Interesse wecken werden!

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E-Recruiting

E-Recruiting Definition

Das E-Recruiting ist eine spezifische Art der Personalbeschaffung. Beim E-Recruiting werden elektronische Medien gezielt zur Beschaffung von neuerem Personal eingesetzt, meist in Form einer E-Recruiting Software.

Das E-Recruiting oder die elektronische Personalbeschaffung umfasst beispielsweise die Bereiche Online-Stellenanzeigen auf der Unternehmenswebseite oder Karriereseite, die Veröffentlichung von Stellenanzeigen im Internet über Google & Co. sowie die Verwaltung eingehender Bewerbungen online über eine Bewerbermanagement Software.

Methoden

Karriereportal

Das Karriereportal eines Unternehmens ist meistens die erste Anlaufstelle für potenzielle Bewerber und deswegen ein grundlegender Bereich des E-Recruiting. Über die eigene Karriereseite können nicht nur online Stellen veröffentlicht werden, sondern potenzielle Kandidaten haben auch die Möglichkeit sich über das zukünftige Unternehmen zu informieren.

Online-Jobbörsen

Neben der eigenen Karriereseite ist auch die Nutzung verschiedener Online-Jobbörsen möglich. Dazu zählen beispielsweise StepStone oder Indeed. Auf einer Online-Jobbörse können Unternehmen Stellenausschreibungen veröffentlichen. Eine Online-Jobbörse ist also ein Stellenmarkt, in welchem der Betreiber Stellenangebote von Arbeitgebern mittels Informationsabfrage für die Bewerber zur Verfügung stellt.

Mobile Recruiting

Das Mobile Recruiting gewinnt vor allem durch die jüngere Zielgruppe immer mehr an Bedeutung. Darunter versteht man die Personalbeschaffung über mobile Endgeräte. Dazu zählen die Karriereseite eines Unternehmens in der mobilen Version (Responsive Design) oder die Nutzung von verschiedenen Apps zur Rekrutierung neuer Mitarbeiter, wie beispielsweise WhatsApp.

Social Media Recruiting

Viele Unternehmen nutzen mittlerweile auch Social Media Recruiting zur Veröffentlichung von Stellenanzeigen und für ein effektives Personalmarketing und Employer Branding. Dazu zählen unter anderem XING, Facebook und LinkedIn. Möglich ist hier auch die Einbindung einer Jobbörse in das Facebook Profil des Unternehmens über die sich die Interessenten direkt beim Unternehmen bewerben können.

E-Recruiting und Bewerbermanagement

Das E-Recruiting in Verbindung mit einer Bewerbermanagement Software vereinfacht den gesamten Rekrutierungsprozess. Sowohl für Recruiter als auch für die Bewerber. Die Stellenanzeigen können schnell und einfach über das System veröffentlicht werden. Der potenzielle Kandidat schließt die Bewerbung genauso einfach und schnell ab. Über die Software können die Bewerbungen verwaltet und kategorisiert werden. Dies umfasst beispielsweise einen automatischen E-Mailversand zu den Geschäftszeiten oder eine automatische Bewerberkategorisierung.

Vorteile

Das E-Recruiting verbessert den gesamten Ablauf der Personalbeschaffung. Stellenanzeigen können über die E-Recruiting Software einfach und schnell erstellt und veröffentlicht und von Bewerbern im Internet gefunden werden. Zudem erhöht sich die Reichweite der Stellenausschreibungen enorm, vor allem im Bereich der sozialen Medien. Durch die Online-Veröffentlichung des E-Recruitings werden die Kosten für teure Anzeigenschaltungen auf kommerziellen Jobbörsen und in Zeitungen eingespart.

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E-Learning

E-Learning Definition

Der Begriff „E-Learning“ (elektronisch unterstütztes Lernen) beschreibt zusammenfassend jenes Lernen und Lehren, welches durch Elektronik unterstützt wird. In der Literatur findet man unterschiedliche Definitionen vor. Laut dem Doyen der deutschen E-Learning Landschaft, Michael Kerres, handelt es sich bei  E-Learning um Lernformen, „bei denen elektronische oder digitale Medien für die Präsentation und Distribution von Lernmaterialien und/oder zur Unterstützung zwischenmenschlicher Kommunikation zum Einsatz kommen“ (Michael Kerres, 2001). Oftmals findet E-Learning Verwendung in moderner Personal Software.

Je nach Zielsetzung, Konzeption oder Werkzeugen kann sich die Begriffsklärung deutlich unterscheiden. Allen alternativen Definitionen sind jedoch vier zentrale Merkmale des E-Learning zu entnehmen:

  • Multimedialität (E-Lektüren, Audiokanäle etc.)
  • Multimodalität (ansprechen verschiedener Sinne wie auditiv und visuell)
  • Multicodalität (Einbinden von z. B. Animationen, Hyperlinks etc.)
  • Interaktivität (Verfügung über verschiedene Steuerungs- und Eingriffsmöglichkeiten)

Vorteile des E-Learning

Die vielseitigen Möglichkeiten des E-Learning bieten für viele eine praktische Möglichkeit den Lern- und Lehrprozess effizienter zu gestalten. Mit der Verbreitung der digitalen Medien wird auch das elektronische Lernen zunehmend attraktiver.

Das E-Learning bietet einige Vorteile gegenüber herkömmlichen Lern- und Lehrmethoden:

  • Einsparung von Zeit und Kosten
  • Vereinfachte Prozesse für Lehrer und Lernenden
  • Individuelle Tempoanpassung an den Lernenden
  • Zeit- und Ortsunabhängig
  • Umfangreiche Lehr-und Lernmethoden
  • Stets aktuellste Inhalte durch stetige Updates
  • Automatisierte Lernerfolgskontrolle
  • Mehrsprachigkeit

Nachteile des E-Learning

Neben den vielen Vorteilen des E-Learning, ergeben sich ebenso einige Schwierigkeiten des elektronischen Lernens:

  • Häufig hohe Einrichtungskosten
  • Voraussetzung eines oftmals hohen technischen Standard
  • Voraussetzung einer hohen Selbstdisziplin des Lernenden
  • Überwiegende Ausrichtung auf Technik
  • Vernachlässigung didaktischer Aspekte
  • Ermüdende Bildschirmarbeit
  • Wenig bis kaum realer sozialer Kontakt

E-Learning verdrängt „klassisches“ Lernen und Lehren nicht

Obwohl E-Learning vor einigen Jahren als die Bildungsform des 21.Jahrhunderts gesehen wurde, wird es das klassische Lernen nicht vollkommen ersetzen können. Vielmehr stellt das E-Learning eine sinnvolle Ergänzung zu herkömmlichen Lernprozessen dar. Reines E-Learning ist oft nicht das effektivste, so bringt eine Verzahnung zwischen herkömmlichen Lernmethoden und dem elektronischen Lernen meist die größeren Lernerfolge.

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