Wissenswertes

im HR-Bereich

Fachbegriffe einfach erklärt

In unserem HR Glossar haben wir wichtige Begriffe aus dem Personalwesen einfach für Sie definiert.

Dokumentenmanagementsystem

Dokumentenmanagementsystem Definition

Das Dokumentenmanagementsystem ist ein Oberbegriff für alle Arten der Dokumentenverwaltungssysteme. Es beinhaltet zum einen Archivsysteme aber auch Systeme, die Dokumente über den gesamten Lebenszyklus verwalten. Von der Entstehung, über die Erstellung von unterschiedlichen Versionen bis hin zur endgültigen Archivierung der Dokumente.

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) bezeichnet in diesem Fall die Erfassung und Verwaltung von Dokumenten des Personalwesens über eine Datenbank. Für das bessere Verständnis wird auch oft der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement verwendet. Das DMS ist meist kein eigenständiges System, sondern vielmehr ein Bestandteil einer umfangreichen HR Software. Es ist meist eng mit der Digitalen Personalakte (DPA) einer HR Software verknüpft.


Funktionen im Dokumentenmanagementsystem

Typische Funktionen des Dokumentenmanagementsystems sind beispielsweise die Versionsverwaltung, das Einstellen und Entfernen von Dokumenten (Check-In/Check-Out) und die Metadatenverwaltung. Sie ermöglichen eine Erstellung, Verwaltung und gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten im gesamten Unternehmen. Über das Dokumentenmanagementsystem kann zudem unternehmensweit nach Dokumenten und Vorlagen gesucht werden.

Dokumentenmanagement mit hrtool24

Mit dem Dokumentenmanagementsystem von hrtool24 erhalten Unternehmen hilfreiche Dokumente und Vorlagen für die tägliche Personalarbeit. Dies können beispielsweise Vorlagen für Arbeitsverträge oder Arbeitszeugnisse sein. Die Vorlagen können einfach übernommen, abgeändert und zu den eigenen, bestehenden Vorlagen hinzugefügt werden.

Zusätzlich können im Dokumentenmanagementsystem über das Kundenportal eigene Dokumente erstellt oder vorhandene Dokumente aus Word in hrtool24 hochgeladen werden. Die erstellten Vorlagen aus dem System können auch auf dem Server des Unternehmens abgelegt werden. So wird gewährleistet, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf die gleichen Vorlagen haben.

Mit Hilfe des Dokumentenmanagementsystems in hrtool24 können Unternehmen einen eigenen Stammbaum für ihre Vorlagen mit einer individuellen Kategorisierung erstellen.

In den erstellten Vorlagen können Platzhalter für beispielsweise Name, Anschrift und Anrede eingefügt werden. Bei der Erstellung eines mitarbeiterspezifischen Dokuments werden die Platzhalter automatisch durch die Mitarbeiterdaten ergänzt.

Vorteile Dokumentenmanagementsystem

  • Zahlreiche praktische Vorlagedokumente für die tägliche HR-/Personalarbeit
  • Einheitlichkeit und Strukturierung
  • Schaffung von Synergien und Einsparung wertvoller Arbeitszeit durch zahlreiche Vorlagen
  • Digitalisierung und Vereinheitlichung von Dokumenten und Vorlagen im Dokumentenmanagementsystem
     
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Diversity Management

Diversity Management Definition

Diversity Management bzw. Vielfaltsmanagement bezeichnet ein Verfahren bzw. einen Prozess, wobei Unternehmen effizient die Varietät der einzelnen Mitarbeiter für sich nutzen um die Unternehmensziele zu erreichen. Im Vordergrund hierbei stehen vor allem die Wertschätzung und die Akzeptanz der Unterschiedlichkeiten der Mitarbeiter.

Ziele des Diversity Managements

Diversity Management fungiert heutzutage als ein effizientes Werkzeug um die eigenen Unternehmensziele zu erreichen. So wird schon bei der Rekrutierung und dem Bewerbermanagement darauf geachtet, möglichst eine Vielzahl der unterschiedlichsten Talente für die Firma zu gewinnen. Die Wertschätzung der Unterschiedlichkeiten (Herkunft, Geschlecht, Talent, Religion etc.) der einzelnen Mitarbeiter in einem Unternehmen ist enorm wichtig für dessen Erfolg. Das Diversity Management zielt ganz allgemein darauf ab, durch ein besseres Miteinander, somit der allgemeinen Akzeptanz der Unterschiede jedes einzelnen Mitarbeiters, das Arbeitsklima in einem Unternehmen zu verbessern. Durch das verbesserte Arbeitsklima unter den Mitarbeitern, können diese motivierter und produktiver ihrer Arbeit nachgehen, wodurch somit die Ziele des Unternehmens erreicht werden können. Beispielsweise kann die Arbeitgebermarke durch positive und zufriedene Mitarbeiter, durch die Verwendung eines firmeneigenen Social Intranets, gestärkt werden.

Umsetzung im Unternehmen

Das Diversity Management ist kein „Projekt“, welches Unternehmen kurzfristig für sich nutzen können. Vielmehr ist es ein langwieriger Prozess in der Änderung der Unternehmensstruktur.

Vor allem ist das Diversity Management aber von dem möglichen Zeitaufwand und Budget eines Unternehmens abhängig. So haben Großunternehmen ganze Abteilungen gegründet, welche die Managementstrategie umsetzen, und mittelständische und kleine Unternehmen nur die Möglichkeit einzelne Maßnahmen für sich zu nutzen.

Jedoch verfolgen sowohl Großunternehmen, als auch mittelständische und kleine Unternehmen hierbei das gleiche Ziel: die Erschließung des Nutzens von unterschiedlichen Eigenschaften, Herkunft oder fachlichen Kompetenzen in der Belegschaft für den Unternehmenserfolg.

Diversity Management gezielt einführen und umsetzen

Grob lassen sich 5 Maßnahmen bestimmen, die ein erfolgreiches Diversity Management zur Folge haben. Jedoch handelt es sich hierbei um gezielte langfristige Änderungen, die den Bedürfnissen der Belegschaft entsprechen, sodass diese motivierter und engagierter Arbeiten können und somit das gesamte Arbeitsklima in einem Unternehmen verbessert werden kann:

  1. Das Unternehmen muss sich den Unterschiedlichkeiten in der Belegschaft bewusst werden
    Welche besonderen Talente, Werte, kulturellen Hintergründe etc. gibt es in der Firma?

  2. Die Unternehmensziele müssen klar definiert werden
    Wie können die Unterschiedlichkeiten in der Belegschaft genutzt werden,  um die Unternehmensziele zu erreichen? (z. B. Verbesserung der  Arbeitgebermarke, größere Attraktivität auf dem globalen Markt)

  3. Die Umsetzung muss gut geplant werden
    Welche Maßnahmen sind effektiv und helfen beim Erreichen der Ziele? (Berücksichtigung Budget- und Zeitaufwand)

  4. Die Umsetzung realisieren
    In welchem Zeitraum lassen sich die geplanten Maßnahmen, sinnvoll und effizient durchführen?

  5. Erfolg messen und Optimierung herbeiführen
    Wie effektiv waren die Maßnahmen?  Gibt es deutlich messbare  Unterschiede? Müssen die Maßnahmen eventuell verbessert, variiert oder  gar eingestellt werden?


Das Diversity Management ist folglich nicht nur eine gute Möglichkeit für Unternehmen ihre Ziele zu erreichen, sondern auch für die Belegschaft eine Verbesserung der Arbeitsqualität. Diskriminierungen und nicht Akzeptanz fallen hierbei völlig aus und somit wird das Arbeitsklima in Unternehmen deutlich erhöht.

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Digitale Personalakte

Digitale Personalakte Definition

Die Digitale Personalakte ist eine Software zur Verwaltung und Digitalisierung aller Dokumente der Personalakte eines Mitarbeiters. Alle Dokumente, die einen Mitarbeiter betreffen, werden in einer Software elektronisch gespeichert und verwaltet.

Ziele und Vorteile der Digitalen Personalakte

Effizienz und Zeitersparnis

Die schnelle und automatische Archivierung der Unterlagen verringert den administrativen Personalaufwand eines Unternehmens enorm. Die Abläufe werden strukturierter und gleichzeitig effizienter.

Kosteneinsparung durch die Digitalisierung der Daten werden die Druck- und Archivierungskosten verringert. Dadurch die Zeitersparnis können Personalkosten eingespart werden.

Lagerkapazität

Sofern die Unterlagen entsprechend der Anforderungen elektronisch erfasst wurden, werden diese für die handels- und steuerrechtliche Prüfung eines Unternehmens anerkannt. Die meisten Papierunterlagen können demnach vernichtet und dadurch Lagerplatz eingespart werden.

Qualitätserhöhung

Durch die entstehende Zeitersparnis werden Kapazitäten für andere wichtige strategische Personalthemen frei.

Umfang und Kategorisierung der Digitalen Personalakte

Die Digitale Personalakte wird zur optimalen Strukturierung in verschiedene Unterkategorien aufgeteilt.

Eine beispielhafte Kategorisierung der digitalen Personalakte:

Bewerbungsunterlagen
Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Zertifikate

Beschäftigungsverhältnis
Arbeitsvertrag, Unterweisungen, Arbeitsanweisungen, Protokolle

Allgemeine Unterlagen zur Person
Personalstammblatt

Steuerrelevante Unterlagen
Lohnsteuerabzugsmerkmale

Sozialversicherung
Sozialversicherungsausweis

Vergütung

Bankdaten, Gehaltsanpassungen, Lohnsteuerkarte

Betriebliche Altersvorsorge

Unternehmensinterne Beurteilung
Zwischenzeugnisse, Beurteilungen

Aus- und Weiterbildung
Zertifikate, Ziele Mintarbeitergespräch


Digitalisierung in der Digitalen Personalakte

Sollten die Personaldokumente eines Unternehmens mittels einer HR Software in einer Digitalen Personalakte digitalisiert werden, gibt es für Unternehmen verschiedene Umsetzungsmöglichkeiten:

Interne Digitalisierung in der Digitalen Personalakte über die eigenen Mitarbeiter

Die interne Digitalisierung der Akten über die eigenen Mitarbeiter findet meist nur bei der Archivierung von geringen Mengen oder sehr vertraulichen Dokumenten Anwendung. Die Digitalisierung kostet viel Aufwand und Zeit. Allerdings bleiben die Digitalen Akten dauerhaft im Unternehmen.

Interne Digitalisierung in der Digitalen Personalakte über einen Dienstleister

Bei der internen Digitalisierung über einen Dienstleister bleiben die Dokumente im Unternehmen und es werden keine zusätzlichen Kapazitäten im Unternehmen in Anspruch genommen.
Externe Digitalisierung in der Digitalen Personalakte über einen Dienstleister
Bei der externen Digitalisierung über einen Dienstleister werden die Dokumente mittels eines Sicherheitstransports zum Dienstleister transportiert. Eine schnelle und hochwertige Digitalisierung wird garantiert. Allerdings sind die Kosten bei dieser Variante relativ hoch.


Digitale Personalakte in hrtool24

Mit der Digitalen Personalakte in der HR Software hrtool24 werden alle Personaldokumente elektronisch und revisionssicher archiviert. Die Dokumente können mit eindeutigen Schlagwörtern versehen werden und sind über die Suchfunktion schnell und einfach auffindbar.

Über das firmeneigene Kundenportal ist eine Weiterleitung der Dokumente aus der Digitalen Personalakte, durch die Erstellung einer passwortgeschützten PDF-Datei, möglich. Direkt über das System oder extern per E-Mail.

Zudem können für Mitarbeiter und Führungskräfte individuelle Zugriffsrechte vergeben werden. Über diese können die Nutzer partiell Einsicht in die Digitale Personalakte nehmen, beziehungsweise Dokumente im Self Service bearbeiten.

Digitale Personalakte

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Demografischer Wandel

Demografischer Wandel Definition

Der Begriff demografischer Wandel bezeichnet im Allgemeinen den Bevölkerungsrückgang und die Veränderung der Altersstruktur der Bevölkerung eines Landes.

In Deutschland beschreibt der demografische Wandel vor allem die sinkende Geburtenrate und die immer älter werdende Gesellschaft. Der medizinische Fortschritt erhöht die Lebenserwartung der Bevölkerung, sodass der Anteil an älteren Menschen, gegenüber jüngeren, kontinuierlich steigt.

Somit hat der demografische Wandel enorme Auswirkungen auf die Gesellschaft und den Arbeitsmarkt.


Auswirkungen des demografischen Wandels

Auswirkungen auf die Sozialversicherungssysteme

Aufgrund der Verschiebung der Altersstruktur wirkt sich der demografische Wandel wohl am größten auf die Wirtschaft, den Staat und die Gesellschaft aus. Die Zahl der über 60-Jährigen, nimmt nach den Bevölkerungsvorausberechnungen des statistischen Bundesamtes, von 2008 bis 2050 um rund sieben bis acht Millionen zu, die Zahl der 20- bis unter 60-Jährigen verringert sich um zwölf bis 15 Millionen und die der unter 20-Jährigen nimmt um eine bis fünf Millionen ab. Die Zahl der über 60-Jährigen ergibt sich aus der Zahl der in Deutschland lebenden 20-Jährigen aus dem Jahr 2010 und ist daher ziemlich genau.

Die Auswirkungen des demografischen Wandels auf die Renten-, Kranken- und Pflegeversicherungen sind daher deutlich vorausrechenbar. Deutschland sorgt sich dank des demografischen Wandels vor allem um die Rentenversorgung. Das deutsche Rentensystem beruht auf einem Gleichgewicht: Erwerbstätige zahlen für Nichterwerbstätige. Da der demografische Wandel ein Ungleichgewicht auslöst, wird es künftig nicht genug Erwerbstätige geben. Folgen des Ungleichgewichtes könnten unter anderem durch eine Anhebung des Ruhestandsalters wie beispielsweise einer Rente ab 70 oder durch eine Anhebung der Geburtenrate eingedämmt werden.

Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt

Der demografische Wandel hat nicht nur extreme Auswirkungen auf die Sozialsysteme in Deutschland, sondern auch der Arbeitsmarkt wandelt sich stark. Bundesweit geht die Zahl der Erwerbstätigen in der Altersgruppe der 19- bis 24-Jährigen bis zum Jahr 2025 um 1,2 Millionen zurück.

Die Gruppe der 19- bis 24-Jährigen Erwerbstätigen ist jedoch von besonders großer Bedeutung für den Arbeitsmarkt, da in dieser Altersstruktur Studium, Meisterausbildung und andere weiterführende Ausbildungen stattfinden. Mit dem demographischen Wandel kam auch der War for Talents unter Personalverantwortlichen auf. In ganz Deutschland herrscht ein Fachkräftemangel und qualifiziertes Personal zu finden ist schwerer als je zu vor. Um dem zunehmenden Fachkräftemangel entgegenzuwirken, setzen immer mehr Unternehmen auf ein professionelles Employer Branding und eine Stärkung der eigenen Arbeitgebermarke, durch eine E-Recruiting Software.

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