HR Blog von Personalprofis für Personalprofis


30
Jun

Personalakte Muster | Inhalte, Aufbau & Struktur | hrtool24

Isabel Reutter

Wie sieht eine Personalakte aus?

Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung zur Führung einer Personalakte. Trotzdem führen viele Unternehmen Personalakten, um sich einen besseren Überblick über die Personaldaten und Dokumente ihrer Mitarbeiter zu verschaffen. Der Arbeitgeber sammelt alle Daten zu einem Mitarbeiter, die in direktem Bezug zum Ausbildungs- bzw. Arbeitsverhältnis stehen, in einer Akte.


So könnte Ihre Personalakte aussehen:

 Personalakte in digitaler Form

Im oben gezeigten Bild sehen Sie eine moderne Personalakte in elektronischer Form; auch digitale Personalakte bezeichnet. Dabei gibt es noch viel mehr Möglichkeiten und Produkte eine Personalakte zu führen.

 

Welche Formate gibt es?

 

Hängemappe/Hängehefter

 

Mappe als Personalakte

 

Hängemappen und Hängehefter sind beliebte Ablagesysteme; auch für Personalakten. Die Mappen können über ein weißes Beschriftungsschildchen mit Mitarbeiternamen versehen werden. Sowohl die Hängemappe als auch den Hängehefter gibt es mit und ohne Zwischenfächer. Je nach Umfang der Personalakte sollte entschieden werden, ob ein Trennhefter benötigt wird oder nicht.
 
Besondere Merkmale: Mit und ohne Zwischenfächer
Vorteile: kostengünstig, schnelle Anschaffung
Nachteile: schlechte Übersicht, wenig Struktur, benötigt einen Aktenschrank und viel Platz
Kosten pro Stück: ab 0,49,- EUR


 

Personalhefter

 

Hefter als Personalakte

 

Personalhefter sind spezielle Ordnungssysteme speziell für Personalakten. Dank integrierten Trennblättern mit kaufmännischer Heftung können Personalunterlagen besonders praktisch abgelegt werden.
 

Besondere Merkmale: Mit integrierten Trennblättern und kaufmännischer Heftung
Vorteile: kostengünstig, schnelle Anschaffung
Nachteile: wenig Struktur, maximal 4 Register; nicht erweiterbar, benötigt viel Platz
Kosten pro Stück: ab 0,78,- EUR


 

Ordner

 

Ordner als Personalakte

Ordner werden häufig nicht mit Personalakten in Verbindung gebracht. Sie eignen sich jedoch bestens dafür, Daten von mehreren Mitarbeitern platzsparend zu sammeln. Gerade für sehr kleine Unternehmen sind Ordner ein beliebtes Archivierungssystem. Arbeitgeber können zur besseren Übersicht Register oder Trennwände verwenden.
 

Besondere Merkmale: Fasst große Datenmengen
Vorteile: kostengünstig, schnelle Anschaffung
Nachteile: schlechte Übersicht, wenig Struktur, benötigt einen Büroschrank und viel Platz, bietet wenig Schutz vor unbefugtem Zugriff.
Kosten pro Stück: ab 0,95,- EUR



 

Elektronische Personalakte

 

Personalakte in digitaler Form


Mit der elektronischen Personalakte (auch Digitale Personalakte) werden alle Dokumente eingescannt und elektronisch verwaltet.


Besondere Merkmale: Elektronische Verwaltung, Zugriff von überall aus möglich (auch aus dem Home-Office)  
Vorteile: kostengünstig, gute Übersicht, erhöhte Transparenz, automatisierte Abläufe, hoher Schutz vor unbefugtem Zugriff, DSGVO-konform, Einsparung von Sachmittelkosten (Papier, Druck, Ordner etc.)
Nachteile: Akten müssen im ersten Schritt alle digitalisiert werden
Kosten pro Stück: n.v.
Anbieter: hrtool24





 

Welche Inhalte beinhaltet die Personalakte?

Die Personalakte beinhaltet alle Daten über einen Mitarbeiter, die in direktem Bezug zu seinem Arbeitsverhältnis stehen. Es gibt keine gesetzliche Regelung, welche Daten in die Personalakte gehören. Unternehmen können selbst entscheiden, welche Unterlagen sie in der Personalakte sammeln.
Aber Achtung: Es dürfen nur Unterlagen und Angaben zur Person gesammelt werden, die in direktem Bezug zum Arbeitsverhältnis stehen.


Wir haben Ihnen eine Liste mit Unterlagen erstellt, die Sie in der Personalakte sammeln dürfen:

Bewerbungsunterlagen

 

Unterlagen zum Beschäftigungsverhältnis

  • Arbeitsvertrag
  • Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis
  • Personalstammblatt
  • Interne Arbeitsanweisungen


Allgemeine Unterlagen zur Person

  • Führerschein
  • Protokoll AGG Unterweisung


Steuerrelevante Unterlagen / Unterlagen zur Sozialversicherung

  • Lohnsteuerkarte
  • Sozialversicherungsausweis


Unterlagen zur Vergütung

  • Gehaltsabrechnung
  • Gehaltsanpassung
  • Bankdaten


Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge

Unternehmensinterne Beurteilungen und Zeugnisse

  • Zwischenzeugnis


Aus- und Weiterbildung, Entwicklung, Karriere

  • Arbeitsnachweise
  • MAG / Mitarbeitergespräche
  • Leistungsbeurteilungen
  • Zielvereinbarungen
  • Nachweise / Zertifikate


Sonstige Unterlagen

  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
  • Lohnsteuerabzugsmerkmale
  • Nebenbeschäftigungen
  • Abmahnungen
  • Schwerbehindertenausweis




Welche Daten gehören nicht in die Personalakte?


Einige Unterlagen dürfen vom Arbeitgeber nicht in der Personalakte erfasst werden, da sie die Privatsphäre des Arbeitnehmers verletzen.
Wir haben Ihnen eine Liste mit Unterlagen erstellt, die Sie als Arbeitgeber nicht sammeln dürfen:

 
Unterlagen zu Krankschreibungen

  • Listen über Krankheitstage
  • Übersichten über Krankheitsgründe  
  • Unterlagen zu Untersuchungen vom Betriebsarzt


Private Vorlieben und Ausrichtungen

  • Religionszugehörigkeit
  • Politische Ausrichtung
  • Aktivitäten aus sozialen Netzwerken


Weitere Unterlagen die nicht in die Personalakte gehören

  • Notizen über Leistungen des Arbeitnehmers
  • Kandidaturen für den Betriebsrat
  • Personal- und Lohnlisten
  • Prozessakten aus Rechtsstreitsangelegenheiten



Welche Pflichten ergeben sich beim Führen von Personalakten?


Sobald Sie sich dazu entscheiden Personalakten in Ihrem Unternehmen zu führen, ergeben sich einige Pflichten, die Sie wahren sollten.

Fürsorgepflicht

Gegenüber Ihren Mitarbeitern haben Sie eine Fürsorgepflicht und sollten darauf achten, dass

  • die Personalakten vor unbefugtem Zugriff durch Dritte geschützt sind
  • alle Inhalte stets vertraulich behandelt werden
  • Sie den Kreis der zugriffsberechtigten Personen stets klein halten

 

Einsichtnahme

Arbeitnehmer können jederzeit Einsicht in ihre Personalakte nehmen. Das Einsichtsrecht gilt für alle geführten Inhalte in der Personalakte. Auch der Arbeitgeber selbst darf jederzeit die geführten Personalakten einsehen.

Aufbewahrungspflicht

Personalakten sollten Sie drei Jahre über das Beschäftigungsverhältnis hinaus aufbewahren. In dieser Zeit kann der Arbeitnehmer Ansprüche, wie zum Beispiel die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses oder Schadensersatzansprüche geltend machen. Die Verjährungsfrist gilt ab dem 31. Dezember in dem Jahr, wo der Arbeitsvertrag endet.

Einige Unterlagen obliegen einer längeren Aufbewahrungspflicht:

Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge

Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre nach Ablauf der letzten Lohnzahlung

Unterlagen für die Lohnsteuer

Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses
10 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses (für Unterlagen, die für den Jahresabschluss notwendig sind)

Lohnunterlagen für die betriebliche Gewinnermittlung

  1. Lohnlisten und -dokumente
  2. Jahresabschlüsse
  3. Inventurunterlagen

Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses


>> Lesen Sie hier weiter: Personalakte anlegen | in 5 einfachen Schritten

zurück zur Übersicht »