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23
Mär

Bedeutung der digitalen Personalakte in Zeiten des Coronavirus

Isabel Reutter

Die Auswirkungen des Coronavirus auf das Arbeitsleben sind enorm. Viele Arbeitnehmer befinden sich derzeit im Home-Office und arbeiten von zu Hause aus. Hierbei entstehen in den Unternehmen viele Probleme. Personaler können nicht mehr auf ihre Daten zugreifen. Mitarbeiter haben Probleme damit ihre Urlaube und Krankheitstage einzureichen. Die Kommunikation ist erschwert. Personalakten können nicht mehr aktualisiert werden. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen häufen sich. Die Briefkästen sind überfüllt. Diese Probleme löst eine digitale Personalakte (elektronische Personalakte).


Was ist eine Personalakte?

Der Bundesgerichtshof definiert die Personalakte folgendermaßen: Personalakten sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. Sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über diese Verhältnisse geben (BAG 8. Februar 1989 - 5 AZR 40/88 - RzK I 1 Nr. 47; 9. Februar 1977 - 5 AZR 2/76 - zu II 2 der Gründe, AP BGB § 611 Fürsorgepflicht Nr. 83 = EzA BGB § 611 Fürsorgepflicht Nr. 21).



Vorteile der digitalen Personalakte in Zeiten des Home-Office

Cloudbasierter Zugriff auf alle Daten und Dokumente

Mit der digitalen Personalakte sind alle Mitarbeiterdaten und -dokumente in der Cloud an einem zentralen Ort und jederzeit von überall auf der Welt abrufbar. Gerade in Zeiten des Kontaktverbotes aufgrund des Coronavirus ist die Digitale Personalakte für Personaler die erste Wahl. Wichtige Ereignisse wie Jubiläen, Abwesenheiten, Geburtstage oder Termine stehen mit der elektronischen Personalakte auch im Home-Office zur Verfügung. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Arbeitsverträge und -zeugnisse können bequem von zu Hause aus eingereicht und bearbeitet werden. Mit der digitalen Personalakte wird die gesamte Kollaboration im Unternehmen verbessert. Die verschiedenen Abteilungen sind über die Software mit dem Personalbereich verbunden und haben die Möglichkeit über einen verschlüsselten Messenger miteinander zu kommunizieren.

Höchste Sicherheitsstandards/ Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen (DSGVO)

Die elektronische Personalakte ist der wohl sicherste Ort zur revisionssicheren, DSGVO konformen Aufbewahrung von Personalakten. Durch die IT-gestützte Verarbeitung von Personaldaten und -dokumenten bietet sie den Unternehmen zahlreiche Vorteile. Die Software unterstützt, in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Unternehmen, systemseitig alle Vorschriften zur Einhaltung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Über Vorschriften zur DSGVO, Rechts- und Revisionssicherheit, Diebstähle, Brände und Umzüge brauchen sich Unternehmen mit der elektronischen Akte keine Gedanken mehr machen! Mit der digitalen Personalakte werden alle Personaldaten sicher und verschlüsselt an die Cloud übermittelt und sind so an einem sicheren Ort.

Geringere Kosten & Einsparpotenzial

Durch den Wegfall zeitaufwendiger Ablagearbeiten und die Einsparung von Lager-, Druck- und Papierkosten ergeben sich durch die Digitalisierung zahlreiche Einsparpotenziale. Der Raum für Aktenschränke wird deutlich verkleinert und die Suche nach Informationen erheblich verkürzt. Neue Kapazitäten werden geschaffen und können anderweitig genutzt werden, durch die Verschlankung administrativer Arbeitsabläufe kann die Kostenersparnis nachhaltig dazu beitragen den Gewinn im Unternehmen zu steigern.


Zeitersparnis & freie Kapazitäten

Wird ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen eingestellt, fallen im Personalbereich unzählige Aufgaben an. Der Arbeitsvertrag muss erstellt werden, persönliche Daten müssen abgefragt werden und diese anschließend in der Personalakte zusammengeführt werden. Alle Dokumente müssen ausgedruckt, gelocht und abgelegt werden. Durch die Einführung einer digitalen Personalakte ergeben sich in diesem Prozedere viele Vorteile: Der neue Mitarbeiter kann seine persönlichen Dokumente und Daten via Self Service eigenständig in der digitalen Personalakte erfassen. Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt und abgelegt werden, sondern können per Drag and Drop schnell und einfach archiviert werden. Es kann auf hilfreiche Dokumentenvorlagen wie z. B. Arbeitsverträge- und Zeugnisse zugegriffen werden. Auch die Suche nach Dokumenten wird immens vereinfacht: Personaler müssen nicht mehr mühevoll die einzelnen Dokumente der Personalakte durchsehen, sondern können über eine Suchfunktion direkt nach Dokumenten in der digitalen Personalakte oder aktenübergreifend suchen. Die Dokumente aller Mitarbeiter sind jederzeit abrufbar und mit wenigen Klicks zur Hand.


Fazit: Digitale Personalakte in Zeiten von Coronavirus und Home-Office


Damit Personalbereiche trotz des Coronavirus sicher und geschützt von zu Hause aus arbeiten können, empfiehlt sich die Verwendung der digitalen Personalakte. Alle anfallenden Tätigkeiten können so von zu Hause aus erledigt werden: Zeiterfassung, Termine und Ereignisse, Aufgaben, Urlaub und Abwesenheiten verwalten, Arbeitsverträge – und Zeugnisse erstellen – und das alles DSGVO konform und to go!
Durch die webbasierte Anwendung in der Cloud ist auch die Einführung und Installation binnen weniger Minuten erledigt. Sobald die digitale Personalakte im Unternehmen eingeführt ist, steht einem gewohnten Arbeitsalltag in der Personalabteilung nichts mehr im Wege! Effizienter. Einfacher. Schneller. Zu jeder Zeit und an jedem Ort: das ist die digitale Personalakte.

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