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20
Aug

Digitale Personalakte | Vorteile & Nutzen | Software Tools 2019

Isabel Reutter

Mit der Digitalen Personalakte (auch elektronische Personalakte genannt) werden Personaldokumente elektronisch archiviert. Dabei beschleunigt die Software Arbeitsprozesse und Abläufe innerhalb der Personalabteilung. Mithilfe der Digitalen Personalakte werden Freigabe- und administrative Prozesse automatisiert, Skills und Kompetenzen erfasst sowie Analysen und Reports vereinfacht. Erfahren Sie in unserem Expertenbeitrag alles Essentielle über den Einsatz und Nutzen der Digitalen Personalakte und werfen Sie einen Blick auf die Top Anbieter 2019.

Inhalt

  1. Vorteile & Nutzen der Digitalen Personalakte
  2. Funktionen der Digitalen Personalakte
  3. Aufbewahrungspflicht bei Digitalen Personalakten
  4. Digitale Personalakte – Inhalte
  5. Einfache vs. qualifizierte Personalakte
  6. Digitale Personalakte in der Cloud
  7. Digitale Personalakte – Datenschutz und Rechtemanagement
  8. Digitale Personalakte – Cloud-Anbieter 2019 im Vergleich
  9. Digitale Personalakte – Fazit

 Archivierung in der Digitalen Personalakte


Vorteile & Nutzen der Digitalen Personalakte

Effizienzsteigerung und Zeitgewinn

Durch die digitale Aktenführung werden Workflows und Prozesse in der Personalabteilung digitalisiert und effizienter gestaltet. Personalverantwortliche gewinnen durch optimierte Automatisierungsprozesse und schnellere Recherche- und Berichtmethoden erheblich an Zeit. Die gewonnene Kapazität können sie wiederum für strategische Personalthemen einsetzen.

Wegfall des Papierarchivs

Personaldokumente, die nach den Anforderungen der GoBS in der Digitalen Personalakte archiviert sind, können im Archiv vernichtet werden. Dadurch kann der Archivraum nahezu vollkommen aufgelöst werden. Neben den Mietkosten können auch Druck- und Papierkosten eingespart werden.

Produktivitätssteigerung

Durch digitale Archivierung und Freigabeworkflows, Mitarbeiter Self Services, standortübergreifenden und mobilen Zugriff auf alle Personaldaten und – dokumente verringert sich der administrative Arbeitsaufwand erheblich. Mittels OCR kann bis zu zehnmal schneller auf Dokumente zugegriffen werden.

Kostensenkung

Durch die Automatisierung und den Zeitgewinn bei Routineaufgaben werden neue Kapazitäten für strategische Personalthemen gewonnen. Lager- und Mietkosten sowie Kosten für Druck und Papier fallen durch die digitale Archivierung ebenfalls weg.

 

Funktionen der Digitalen Personalakte

Stammdatenverwaltung

Alle Daten an einem zentralen Ort in der Digitalen Personalakte. Speichern Sie Mitarbeiterinformationen online und ändern Sie Daten mit wenigen Klicks. Rufen Sie orts- und geräteunabhängig Personaldaten ab. Per Self Service können Mitarbeiter vordefinierte Bereiche der Digitalen Personalakte einsehen und Dokumente ändern. So verringern Sie den Verwaltungsaufwand in der Personalabteilung erheblich.

Automatisierung von Routineaufgaben

Manuelle, langwierige Prozesse wie Urlaubsanträge genehmigen, Fehlzeiten verwalten, Dokumente und Stammdaten aktualisieren gehören mit der Digitalen Personalakte der Vergangenheit an. Eine automatisierte Datenabfrage in der Software ersetzt zeitaufwendige Routineabfragen. Mitarbeiter aktualisieren ihre Daten selbst und werden aktiv an Personalprozessen beteiligt.

Prozess- und Workflowoptimierung

Durch die elektronische Personalakte werden viele Prozesse automatisiert und optimiert. Genehmigungsprozesse wie beispielsweise Urlaubs- und Reiseanträge werden über die Softwarelösung abgewickelt. Mitarbeiter erfassen Kompetenzen und Stammdaten via Self Service selbst und unterstützen so die Personalabteilung bei Verwaltungs- und Genehmigungsprozessen.

Automatisierte Dokumentenerstellung

Die Digitale Personalakte beinhaltet hilfreiche E-Mail und Dokumentenvorlagen, wie Zeugnisse und Arbeitsverträge, die mit wenigen Klicks angepasst werden können. So können die in der Software vorhandenen Vorlagedokumente automatisch mit Mitarbeiter- und Firmendaten gefüllt werden. Umfangreiche und zeitaufwendige Personaldokumente werden einfach per Knopfdruck erstellt.

Analysen & Reports

Durch den digitalen, schnellen Informationszugriff können Analysen & Reports mit wenigen Klicks erstellt werden. Auswertungen über beispielsweise Abwesenheiten, oder Gehaltsentwicklungen liefern dank der Software wichtige Informationen für das Personalcontrolling und die Geschäftsführung.

Employee Self Service

Mit der Digitalen Personalakte bleiben Mitarbeiterdaten stets aktuell. Via Self Service ändern Mitarbeiter ihre Dokumente und Stammdaten selbst. Änderungen werden per Klick von der Führungskraft bestätigt. So sind wichtige Daten zum Beispiel für die Lohnabrechnung immer auf dem neusten Stand.

Rechtemanagement

Durch das Rechtemanagement wird die Personalabteilung zusätzlich entlastet. Das Rechtemanagement regelt den Zugriff auf die Digitale Personalakte. Wenn Mitarbeiter bisher Einsicht in die Personalakte nehmen wollten, mussten Personalverantwortliche Termine vereinbaren, Akten heraussuchen und vorbereiten. Die Digitale Personalakte übernimmt diesen Mehraufwand und lässt Mitarbeiter eigenständig vordefinierte Bereiche einsehen.  


Aufbewahrungspflicht bei Digitalen Personalakten

Für die elektronische Personalakte gelten dieselben Regelungen wie für Papierakten. Generell sollten Personalakten nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, beginnend üblicherweise jeweils am 31. Dezember, noch drei weitere Jahre aufbewahrt werden. Eine längere Aufbewahrungsfrist ist nur für bestimmte Dokumente wie beispielsweise Lohnabrechnungen vorgesehen.  So dürfen Dokumente wie Lohnabrechnungen und Lohnsteuerkarten, laut Steuerrecht (EStG § 41), erst nach sechs Jahren vernichtet werden.

Für Dokumente, die zur Gewinnermittlung eines Unternehmens benötigt werden, ist sogar eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist vorgesehen. Die regelmäßige Kontrolle der Aufbewahrungs- fristen stellt bei Papierakten einen immensen Aufwand dar. Diesen Aufwand eliminiert die Digitale Personalakte. Durch eine klare Übersicht über alle Unterlagen und Aufbewahrungsfristen sowie eine kosteneffiziente Aufbewahrung spart die Softwarelösung nicht nur Lagerkosten sondern auch Zeit & Geduld der Personalverantwortlichen.

Wichtig: Für bestimmte Dokumente sieht das Gesetz weiterhin die Schriftform vor. Arbeitsverträge und Kündigungen müssen als Originaldokumente aufbewahrt werden. Nur so können Unternehmen vor Gericht der Beweislast nachkommen.

 

Digitale Personalakte – Inhalte

Zulässige Inhalte

Derzeit gibt es keine gesetzliche Regelung für den Aufbau einer Personalakte. Unternehmen können daher selbst entscheiden, welche Dokumente sie in der Digitalen Personalakte abspeichern. Grundsätzlich sollten alle für das Arbeitsverhältnis relevanten Daten und Dokumente gespeichert werden. Es empfiehlt sich die Daten in einer sinnvollen Ordnerstruktur zu verwalten. Jeder Mitarbeiter sollte mindestens eine eigene Personalakte erhalten. Es empfiehlt sich auch die Personalakten nach Ausbildungs- und Beschäftigungsverhältnis zu trennen.

Wir empfehlen Ihnen folgenden Aufbau innerhalb der Digitalen Personalakte:

  • Allgemeine Unterlagen zur Person
  • Aus- und Weiterbildung, Entwicklung, Karriere
  • Beschäftigungsverhältnis
  • Bewerbungsunterlagen
  • Sonstige Unterlagen
  • Steuerrelevante Unterlagen
  • Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Unterlagen zur Sozialversicherung
  • Unterlagen zur Vergütung
  • Unternehmensinterne Beurteilungen und Zeugnisse
  • Mitarbeitergespräche

Beispielhafter Aufbau der Inhalte einer Digitalen Personalakte

 

Unzulässige Inhalte

Informationen über Abwesenheiten oder Krankheitstage gehören, ohne ausdrückliche Einwilligung des Arbeitnehmers, auf keinen Fall in eine Personalakte. Des Weiteren sollten private Informationen wie Vorlieben, ärztliche Unterlagen oder Informationen über Social Media Aktivitäten strengstens in der Digitalen Personalakte gemieden werden!

Einfache vs. qualifizierte Personalakte

In der einfachen Personalakte werden alle Daten und Dokumente aufbewahrt die der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist obliegen. Enthält die Personalakte zusätzliche Dokumente wie zum Beispiel Beurteilungen oder Daten aus der Personalentwicklung und –planung spricht man von einer qualifizierten Personalakte.

Grafik über die Inhalte einer einfachen und qualifizierten Digitalen Personalakte

Digitale Personalakte in der Cloud

Durch die Archivierung von Personaldokumenten in der Cloud ergeben sich zusätzlich zahlreiche Vorteile für Unternehmen:

  • Die Einführung ist schnell und unkompliziert
  • Der Zugang ist zeit-, orts- und geräteunabhängig und sofort verfügbar
  • Die Software kann zu Beginn getestet werden
  • Die Software muss nicht lokal installiert werden
  • Es fallen keine Investitionen für Hard- oder Software an
  • Das Kosteneinsparpotenzial ist höher
  • Die Cloud Software beinhaltet laufende Updates und ist immer Up To Date
  • Aufwendige Backup-Szenarien übernimmt der Anbieter

Für die Nutzung der Digitalen Personalakte in der Cloud wird lediglich ein kleiner monatlicher Beitrag fällig.

 

Digitale Personalakte – Datenschutz und Rechtemanagement

Für den Datenschutz der Digitalen Personalakte ist in erster Linie das Unternehmen zuständig. Laut §32 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) dürfen Arbeitgeber nur für das Beschäftigungsverhältnis relevante Daten und Dokumente speichern. Durch die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 wurden diese Regelungen weiter verschärft. Unternehmen sind dazu verpflichtet die Daten vor unbefugtem Zugriff durch Dritte zu schützen und den Zugriffskreis möglichst klein zu halten. Bei der Verwendung einer Digitalen Personalakte müssen Unternehmen sich über den Datenschutz keine Gedanken machen. Über vordefinierte Zugriffsrechte und Rollen-/Berechtigungskonzepte sind in der Software AGG- und datenschutzrelevante Kriterien nur für laut Rollenkonzept dafür autorisierte Benutzer einsehbar.

Das Rechtemanagement regelt den Zugriff auf die elektronische Personalakte. Mitarbeiter haben die Möglichkeit Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen und Daten zu aktualisieren. Vorgesetzte und Betriebsräte können freigegebene Informationen von Mitarbeitern einsehen und bearbeiten. Darüber hinaus werden durch das Rechtemanagement verschiedene Prozesse digital angestoßen. Mitarbeiter aktualisieren zum Beispiel ihre Stammdaten, erfassen Arbeitszeiten und Abwesenheiten und reichen Urlaubs- und Reiseanträge digital ein. Vorgesetzte können diese mit wenigen Klicks bestätigen und verarbeiten. Die gewonnenen Daten wie beispielsweise Resturlaubstage, AU-Tage oder Überstunden werden in der Software automatisch mit dem jeweiligen Mitarbeiterprofil verknüpft und können mittels Analysen und Reports über die Software ausgewertet werden.


 

Digitale Personalakte – Cloud-Anbieter 2019 im Vergleich

Übersicht über die Anbieter von Digitalen Personalakten 2019

Bei der Wahl des richtigen Anbieters sollte neben dem Preis- und Leistungsumfang auch der Aspekt Datenschutz- und sicherheit beachtet werden. Auch die enthaltenen Funktionen und Leistungen weichen von Anbieter zu Anbieter teils erheblich ab. Einige Anbieter bieten nur eine reine Digitale Personalakte an wobei andere Anbieter weitere HR Module wie z. B. Rekrutierung & Onboarding, Personalmanagement und das Talent Management in einer Personal Software mit der Personalakte verzahnen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Anbieterwahl ist die Aktualität der Software. Gibt es laufende Updates? Ist die Software auf dem neusten Stand? Wie intuitiv ist die Bedienbarkeit? Wie modern ist die Benutzeroberfläche? Testen Sie die Software bevor Sie diese kaufen/mieten! Oftmals sieht man erst über einen Demozugang ob einem der Aufbau uns das Handling der Lösung zusagt.

TIPP: Überprüfen Sie unbedingt, ob Sie Ihre gewohnte Aktenstruktur in die Personalakte Software übernehmen können. Selten gibt es Anbieter wie hrtool24, in dem Sie die Aktenstruktur der Digitalen Personalakte komplett variabel an Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse anpassen können.


Digitale Personalakte – Fazit

Die Digitale Personalakte ist der entscheidende Schritt in Richtung effektives HR/Personalmanagement. Durch die automatisierten und vereinfachten Prozesse können in den Personalabteilungen Kosten für Miete durch Auflösung des Archivraums eingespart werden. Zeitaufwendige Routineabfragen und Genehmigungsprozesse werden digitalisiert und vereinfacht. Die gewonnenen Daten können über die Software automatisch ausgewertet und als Reports abgespeichert werden. Die daraus gewonnene Effizienz und Effektivität lässt darauf schließen, dass die Digitale Personalakte in keinem Unternehmen fehlen sollte!


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